¿Cómo elegir la metodología para desarrollar un proyecto?

En nuestros artículos anteriores ya explicamos la importancia de gestión de proyectos. En breve, la utilidad principal de la gestión de proyectos es que ayuda a lograr el objetivo o los objetivos del proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con óptima cantidad de recursos. 

Para hacer la gestión de proyecto se suele aplicar algún tipo de metodología, método o conjunto de técnicas. Todos los proyectos, tanto como sus equipos, entornos y condiciones, son diferentes y cada uno requiere un método diferente y ajustado. Al mismo tiempo, todos los equipos, proyectos y organizaciones, tienen características parecidas. 

Esto hace que cuanto más popular se hace la gestión de actividades en proyecto, aparecen más métodos, marcos, y conceptos y se elaboran más prácticas dentro de las metodologías establecidas. En nuestro artículo le explicamos las más usadas actualmente.

¿Qué es la metodología de un proyecto?

Una metodología para la gestión de proyectos es una serie de principios, herramientas y técnicas que se aplican para planificar, desarrollar, implementar y gestionar proyectos.  Hoy en día hay varias metodologías, marcos y modelos, o incluso mezclas de varias.  

Como todo, no son una varita mágica que asegurará el éxito de su proyecto, ya que cada una tiene sus ventajas y desventajas. Lo que sí que es cierto es que conociendo tipos de metodología para un proyecto y sus ideas principales, podrá encontrar una que se adapte mejor a sus actividades y mejorar todos los procesos relacionados con la completación del proyecto. 

Tipos de metodología para un proyecto

• Cascada 
• Ágil 
• Híbrido 
• Scrum
• Lean 
• Kanban 

Tipos de metodologías: cascada

La característica principal de la metodología de gestión de proyectos de tipo cascada es que las actividades se desarrollan en orden consecutivo y en etapas una detrás de otra. 

Del mismo modo, este tipo de metodología se adapta de mejor forma al modelo clásico de ciclo de vida de un proyecto. Al principio se hace un plan de proyecto con todas especificaciones y documentos requeridos. Se elabora una lista fija de requisitos y recursos, y se definen unos plazos fijos. 

Todo esto se muestra en un cronograma de proyecto. Después se ejecutan una detrás de otra las etapas para conseguir el objetivo del proyecto. Siempre siguiendo el plan del proyecto a la máxima medida. Para cada resultado intermedio se realizan pruebas y después se entrega la versión final del objetivo del proyecto. 

Modelo en cascada: ventajas y desventajas

Ventajas

Desventajas

Racionalización del proceso, más claridad Al tener un plan definido con todas las etapas, actividades, plazos y especificaciones, se puede racionalizar significativamente la gestión de proyecto con metodología de este tipo. Todos los detalles deben ser bien documentados, lo que hace que siempre haya una visión clara del estado del proyecto y del resultado final.

Poca flexibilidad, el inicio puede ser complicado No todos los proyectos permiten definir los requisitos desde inicio. Muchos requieren cambios constantes. En este sentido el plan estricto y preciso es una desventaja, ya que no se adapta a los proyectos con detalles inciertos.  Para hacer un plan detallado y definitivo  se requiere mucho tiempo y esfuerzos. Eso hace que el comienzo pueda ser bastante largo.

¿Cuándo es mejor usar esta metodología para desarrollar un proyecto? 

Puede escoger el modelo cascada entre otros tipos de la metodología cuando:

• No se trata de proyecto complejo de largo plazo
• Tiene desde el comienzo el conjunto de todos los requisitos con los términos de referencia
• Tiene una visión precisa de los entregables 
• Hay limitaciones para los plazos y el presupuesto

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Tipos de metodologías: Ágil

En primer lugar, hay que dejar claro que estamos hablando de técnicas de gestión de proyectos más que de una metodología de gestión de proyectos. Es decir, “Agile” es una serie de técnicas ágiles que suelen considerarse como una metodología. En breve, al comienzo del proyecto se hace una planificación de carácter general, y después las actividades se realizan en subproyectos. Al final de cada subproyecto se entrega cierto resultado. De este modo es más fácil cambiar el plan inicial, ir agregando detalles o desarrollar una idea del plan general en tanto que aparezcan nuevos requisitos o conclusiones. 

La característica principal de este modelo de gestión de proyectos es su alta flexibilidad y receptividad a cambios en el proyecto. No hay un plan estricto que hay que seguir y no es necesario realizar el proyecto en un orden predefinido en el momento de planificación. 

Metodología ágil: ventajas y desventajas

Ventajas

Desventajas

Alto nivel de flexibilidad, posibilidad de introducir cambios oportunos, adaptabilidad Al basarse en el modelo ágil, acepta tener más flexibilidad para introducir cambios y para experimentar en la realización de proyecto y sus actividades.     Además al entregar ciertos resultados al terminar estos subproyectos, recibe la retroalimentación al instante y puede ajustar cualquier proceso con más agilidad. No hay necesidad de esperar hasta el final del proyecto.  Los modelos de gestión de proyectos ágiles pueden ser adaptados a cualquier proceso en cualquier ámbito.

Posibles dificultades en gestión de recursos y del proceso, en comunicación La flexibilidad puede ser una gran desventaja para planificar, distribuir y gestionar los recursos correctamente. Sin un plan preciso, puede ser imposible hacer una estimación de los recursos precisa. Muchos proyectos ágiles se atrasan, y/o sobrepasan el presupuesto. Se necesita invertir más esfuerzos para asegurar una comunicación eficiente entre las partes interesadas, ya que el plan se desarrolla en el proceso.  Como no es una metodología en sí, el gerente tendrá que adaptar los principios a sus procesos por su cuenta. Eso requiere conocimientos, tiempo y experiencia.

¿Cuándo es mejor usar modelos de gestión de proyectos ágiles?

• Hay una visión general del resultado final, pero aún sin muchos detalles
• Se anticipan cambios a lo largo de la realización del proyecto 
• Se trata de producción novedosa donde muchos datos necesarios aparecen a lo largo del proyecto

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Tipos de metodologías: proyectos con metodología híbrida

La metodología de un proyecto que se realiza con la gestión híbrida se basa en una mezcla de métodos de cascada y métodos ágiles. Básicamente, se trata de extraer las ventajas de ambos y aplicarlas en su proyecto cuando sea posible. De este modo, se adapta bien a muchos tipos de proyectos.

Al comienzo se hace un plan con una secuencia de actividades y con las especificaciones y requisitos bien definidos de acuerdo con la metodología del proyecto de tipo cascada. Pero la implementación del proyecto se hace a base de técnicas de gestión de proyectos ágiles. Así puede trabajar en iteraciones cortas, entregar ciertos resultados a cada tiempo e introducir cambios cuando se requieren. 

Modelo híbrido: ventajas y desventajas

Ventajas

Desventajas

Reacción ágil a la necesidad de cambios y flexibilidad durante la implementación, proyecto estructurado y claro La combinación de las mejores partes del modelo cascada y ágil: flexibilidad para hacer cambios, improvisar e innovar en la implementación, teniendo un plan más o menos preciso desde el principio. Adaptabilidad a muchos tipos de proyectos con diferentes objetivos, industrias, complejidades.

Puede ser difícil encontrar el balance para combinar los dos enfoques diferentes Hay que saber encontrar el balance entre la flexibilidad de métodos ágiles, y el rigor de método en cascada.  Habrá que renunciar ciertos aspectos de ambos modelos: cualquier cambio tiene que estar de acuerdo con el plan inicial, y también deberá hacer este plan inicial al máximo detalle.

¿Cuándo escoger este modelo entre otros tipos de metodología para un proyecto?

• Proyectos que requieren un plan, aunque no tenga todas las variables, y cierto nivel de flexibilidad para introducir cambios en el posteriormente
• Proyectos complicados con un límite de recursos dentro de los cuales se puede experimentar

Tipos de metodologías: Scrum como marco Ágil

Una de las metodologías ágiles más usadas es Scrum. No es una metodología de gestión de proyecto, sino un marco dentro de las metodologías de gestión ágil. La idea principal detrás de Scrum es la flexibilidad para reaccionar rápidamente a la necesidad de cambios, el trabajo colaborativo de un equipo pequeño y entrega de resultados en iteraciones (Sprints).

Por lo general, el proceso es así. Al comienzo hay una lista de actividades (backlog). El Product Owner define las prioridades de esta lista (usualmente usando algun diagrama o matriz de prioridades). Y el equipo empieza a trabajar en estas actividades, entregando un resultado cada Sprint (normalmente, cada 2-4 semanas). 

El trabajo se hace en una colaboración estrecha, con reuniones diarias (daily meeting) para que todos estén al tanto. Al final de cada Sprint, se hace una reflexión (retrospectiva) donde el equipo analiza qué es lo que se ha hecho y en qué podrían mejorar. 

Tipo de metodología ágil Scrum: ventajas y desventajas

Ventajas

Desventajas

Carácter dinámico y fluido de trabajo,  fácil de manejar El trabajo se descompone a base de las prioridades, y después se hace y se entrega en partes a cada rato. De este modo, es proceso es previsible, estructurado y flexible a la vez.  El trabajo en plazos cortos y fijos hace que el proceso sea más fluido y más dinámico. Una mayor colaboración en equipo ayuda a gestionar problemas o bloques al instante.

Plazos, dependencia de la composición del equipo La falta de una fecha definida de entrega de proyecto, puede provocar la corrupción del alcance Como requiere mucho trabajo en equipo y cooperación estrecha, no es tan efectivo para equipos grandes. Cualquier imprevisto en el equipo puede bloquear el trabajo, ya que el trabajo es muy interdependiente.

¿Cuándo escoger este marco entre otros tipos de metodología para un proyecto?

• Proyectos con equipos autoorganizados, experimentados y pequeños 
• Proyectos de startups 
• Proyectos de desarrollo de productos para el usuario final 
• Proyectos del sector privado más que del sector público

➕ Leer más sobre marco Scrum.

Tipos de metodologías: Lean

La metodología de gestión de proyectos Lean se enfoca en optimizar el proceso minimizando desperdicios. ¿Y cómo se consigue esto? Siguiendo una serie de principios a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Primero, se define qué es lo que brinda más valor a los clientes para saber en qué exactamente hay que trabajar. Las actividades con resultados que no tienen valor, se eliminan. Para minimizar el desperdicio, se evalúa cada paso, proceso, y recurso aplicado. 

Para optimizar el flujo de trabajo, se intenta minimizar cualquier desperdicio: los periodos de inactividad, las esperas, etc. Además, todos los productos se entregan si hay demanda, intentando minimizar 

Por último, la metodología para un proyecto con enfoque en técnicas Lean, enfatiza la mejora continua del proceso. Es decir, no es suficiente mejorar un aspecto y dar por cumplido.  Hay que buscar la perfección e intentar encontrar distintas formas de minimizar desperdicios en la realización de proyectos y actividades.

Ventajas y desventajas de tipo de metodología Lean

Ventajas

Desventajas

Menos desperdicios, mayor eficiencia, más concentración en cosas importantes, más valor para el cliente final    El refinamiento de los procesos ayudará a reducir desperdicios, destacar actividades y objetivos  primordiales y centrarse en ellos.  Un análisis de lo que aporta valor para el cliente final, resultará en mejor calidad y satisfacción del cliente con los resultados del proyecto.

No es fácil afinar el proceso correctamente, se necesitan muchos cambios, existen más riesgos por imprevistos La gestión Lean es un proceso complejo que necesita preparación, análisis detallado de los procesos actuales y opiniones de usuarios, igual que  propuestas válidas para las mejoras. De este modo, se necesitará tiempo, recursos y conocimientos para aplicarlo correctamente.  Cualquier imprevisto o fallo puede interrumpir todo el proceso, ya que siempre hay recortes para minimizar desperdicios.

¿Cuándo escoger modelo Lean entre otros métodos para realizar un proyecto?

• Proyectos de desarrollo de software o de cualquier producto en el que el objetivo es reducir desperdicios de tiempo, esfuerzo y materiales

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Tipos de metodologías: Kanban

Entre las metodologías ágiles para la gestión de proyectos están el enfoque Kanban. Los principios y prácticas de Kanban se suelen utilizarse en el proceso de desarrollo de un producto o servicio. 

De este modo, cada paso de trabajo se visualiza en un tablero Kanban dividido en estados, fechas, o por otro criterio, para después poder controlar el avance, organizar y realizar eficazmente las tareas y encontrar la necesidad y formas para mejorar en proceso. 

La idea principal en gestión de proyectos con metodología basada en herramientas Kanban, es que los cambios de los procesos deben ser graduales. No se trata de alterar todos los procesos, roles y prácticas drásticamente de una vez. Más bien, debe ser paso por paso que tome en cuenta las opiniones de cada miembro del equipo. La etapa de ejecución del proyecto se visualiza dejando claro a cada uno que es lo que hay que hacer, que está en progreso, quien está trabajando en que, y cual es la lista de tareas pendientes. Además, se presta mucha atención a que el trabajo en curso esté limitado. 

Tipo de metodología ágil Kanban: ventajas y desventajas

Ventajas

Desventajas

Flexibilidad de enfoque ágil con mejor productividad  La flexibilidad de Kanban es más alta en comparación con otros métodos ágiles. Por ejemplo, se permite pasar de una tarea a otra sin tener que esperar el momento indicado, coger tareas del ‘backlog’ sin reuniones, discusiones y aprobaciones.  Aunque son posibles, las reuniones no son una cosa imprescindible en este método de gestión de proyectos. Eso ahorra tiempo y muchas veces aumenta la productividad. El tablero Kanban en que trabaja el equipo ayuda a ver la carga de trabajo en el equipo y redistribuirla si es necesario.

Más difícil de controlar a largo plazo, más difícil estimar el tiempo requerido y terminar a tiempo En proyectos grandes y largos puede ser complicado llevar el control del rendimiento y progreso. El método se basa principalmente en la organización del proceso, dejando los plazos en el segundo plano. Al no requerir  ningún tipo de estimación de tiempo, es difícil estimar el tiempo que necesitará el equipo para finalizar el trabajo.

¿Cuándo escoger método Kanban entre otros métodos para realizar un proyecto?

Las técnicas de gestión de proyectos basadas en Kanban son ideales para:

• Proyectos cortos con una moderada cantidad de tareas que se puede dividir en partes pequeñas  
• Proyectos que conllevan cambios frecuentes o inclusión de tareas nuevas
• Proyectos en el ámbito de soporte o prestación de servicios 
• Proyectos sin objetivos que se deben alcanzar a largo plazo
• Proyectos en los que la planificación no es tan importante

 

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Metodología de un proyecto: ejemplo

Ejemplos de metodología en un proyecto con modelo cascada e

Un ejemplo muy claro de metodología de cascada se puede ver en la gestión de proyectos de construcción. Para construir un edificio con apartamentos al inicio se hace un plan con el desglose de trabajo. Se documentan todos los requisitos y etapas del proyecto. Se hace una estimación de presupuesto de proyecto y se elabora un cronograma del proyecto. 

Después, en el orden consecutivo empiezan: los trabajos de preparación del sitio para la construcción del edificio → construcción de cimientos → construcción de muros →  conexión de las principales comunicaciones de la casa → techo → separación del espacio interno en apartamentos separados → instalación de ventanas y puertas de entrad → suministros de gas, calefacción, agua → la nivelación del piso → trabajos de decoración interior → trabajos en el territorios alrededor de la casa.

Para terminar, se entrega el trabajo realizado y se hacen los trámites para que las autoridades revisen que el edificio cumpla con todas las normativas y lo registren como tal. 

Principios ágiles como método de proyecto: ejemplos  

Aunque no es el único ejemplo, los principios de Agile se utilizan muy frecuentemente en proyectos informáticos de desarrollo de software. El mayor objetivo en estos proyectos es  desarrollar y entregar un resultado de alta calidad de acuerdo con los requisitos de sus clientes. En cambio, los requisitos de los clientes muchas veces son bastante ambiguos y pueden cambiar de un día para otro fácilmente.  

De este modo, un proyecto ágil empezará con una planificación previa y una colección de requisitos preliminares. Después el equipo empieza a trabajar en iteraciones dividiendo los entregables en partes y evaluando el progreso o necesidad de cambios sobre la marcha. 

Gestión de proyectos: ejemplos de Scrum 

Pongamos que hay un objetivo de desarrollar cierto software. En este caso, el proyecto comenzaría con que el equipo se reúna para generar ideas o considerar los requisitos del cliente para un proyecto de desarrollo web. Se evalúa el trabajo que hay que hacer, el tiempo y los recursos necesarios. 

Una vez que esté hecha la lista de tareas, el propietario del producto (Product Owner) asigna prioridad a cada tarea a base de su valor comercial u otros criterios. No es una lista fija y si se necesita hacer modificaciones a lo largo del proyecto, esta lista se modifica también.Y luego el equipo comienza a desarrollar el software en Sprints. Es decir cada dos semanas, planifican el trabajo que van a hacer. Se reúnen cada día para dar actualizaciones y ver si hay algunos bloques. Y también se reúnen al final del sprint para analizar qué han logrado, y planificar el siguiente sprint. 

Para mejorar la calidad de trabajo y el proceso, el equipo de desarrolladores junto a product owner y otras partes interesadas pueden organizar retrospectivas. Allí, se ve si es necesario introducir cambios, cambiar el modo de colaboración, el uso de recursos equipo o hacer cualquier otra cosa. 

Gestión de proyectos: ejemplos de Kanban 

En el caso de proyectos gestionados con Kanban, un ejemplo puede ser una campaña de marketing. De este modo, al comienzo del proyecto el proyecto se divide en tareas específicas: elaboración de estudio, análisis de competidores, preparación de contenido, configuración de publicidad en línea, promoción, contratación de expertos, medición de resultados, etc. 

Todas las tareas se colocan en el tablero Kanban en la columna de tareas pendientes, y después se mueve siempre que actualiza su estado. 

Cómo hacer la metodología de un proyecto

Supongamos que ahora ya conoce las metodologías aplicadas en un proyecto con más frecuencia, los modelos de gestión de proyectos y métodos para realizar un proyecto. Ahora la pregunta es, ¿cómo se hace una metodología en un proyecto?, o, en otras palabras, ¿cómo relacionar la teoría con su proyecto en particular?  

Las preguntas principales que debe considerar para empezar son estas: 

• ¿Cuál es el objetivo (o los objetivos) de su proyecto? 
• ¿Cuáles son las partes interesadas? ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Se toman en cuenta debidamente?  
• ¿Qué tipo de colaboración puede realizar entre las partes interesadas? 
• ¿Es grande/largo/complejo el proyecto?
• ¿Cuáles son los plazos estimados para la completación del proyecto? ¿O no los hay? 
• ¿Cuáles son los costos estimados del proyecto y el presupuesto con el que puede contar?
• ¿Con qué equipo puede contar? 
• ¿Qué riesgos y qué proceso de gestión de riesgos puede necesitar su proyecto? 
• ¿Qué método de gestión de proyectos aportará más valor y beneficio para el usuario final de su producto, servicio o cualquier otro beneficiario de los entregables de su proyecto?

Una vez que tenga la respuesta a estas preguntas, tendrá en mente una o un par de opciones con tipos de metodologías o técnicas de gestión de proyecto. Ahora también puede considerar estos aspectos: 

• ¿Qué método de gestión de proyectos se ajusta mejor a los valores de su organización?
• ¿Cuál de ellos es más viable para su organización y capacidades en términos de recursos?

Y por último pero no menos importante…

Independientemente de la metodología de gestión de proyectos que aplique, no olvide elegir un software para gestión de proyectos que mejorará el rendimiento de su proyecto. 

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