Vorteile von Gantt-Diagrammen: Projektmanager teilen ihre Erfahrungen
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Möchten Sie alle Vorteile eines Gantt-Diagramms kennenlernen, um dieses leistungsstarke Instrument erfolgreich in Ihren Projekten einzusetzen und zu nutzen?
Wir haben mit Praktikern gesprochen und sie eine Frage gestellt: „Was sind die Vorteile eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement?„
Im Allgemeinen eignet sich ein Gantt-Diagramm hervorragend für die Projektplanung und -verwaltung. Einige seiner universellen Funktionen eignen sich für die meisten Projekte. Und natürlich gibt es einige Ad-hoc-Situationen, die sich mit einem Gantt-Diagramm leicht lösen lassen.
Tauchen wir tiefer in die lebendigsten Vorteile dieses Instruments ein.
Vorteile von Gantt-Diagrammen
- Visualisierung des großen Ganzen.
- Verwaltbarkeit.
- Fortschrittsverfolgung.
- Visualisierung von Terminen und Fristen.
- Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erstellen.
- Team- und Ressourcenmanagement.
Visualisierung des großen Ganzen
Einer der Hauptvorteile eines Gantt-Diagramms ist, dass es alle projektbezogenen Informationen an einem einzigen, leicht verständlichen Ort enthält. Wenn Sie bei der Erstellung eines Zeitplans auf alle Details achten, können Sie sicher sein, dass Sie dank einer gut visualisierten Zeitleiste nichts übersehen. Sie erhalten einen Überblick über alle wichtigen Details wie Aufgaben, Termine, Zuständige, usw.
Die meisten Gantt-Diagramm-Tools sind SaaS-Lösungen. Das bedeutet, dass Sie und Ihr Team von jedem Ort der Welt aus arbeiten können. Ein Gantt-Diagramm hält jeden zu jedem Zeitpunkt auf dem gleichen Stand.
Ein Gantt-Diagramm ist definitiv sehr hilfreich, da ich gleichzeitig drei Projekte und Kunden verwalte. Es ist sehr überwältigend, es gibt viel zu tun, aber mit Gantt-Diagrammen kann ich immer auf dem Laufenden bleiben und sehen, wo wir bei jedem Projekt stehen.
Das macht es wirklich einfacher, das Projekt auf einer hohen logischen Ebene einzurichten. Das macht es wirklich einfacher, das Projekt auf einer hohen logischen Ebene einzurichten. Einige Kunden werfen nur einmal einen Blick auf den Projektplan und sagen: „Ja, in Ordnung!“ und überlassen es uns, das Ganze ohne jegliche Koordination von ihrer Seite aus zu erledigen.
Ein Gantt-Diagramm-Tool macht den Plan visuell, leicht verdaulich und einfacher zu verstehen. Es erspart den Aufwand, Aufgaben manuell zu verwalten. Sie geben einfach Ihre Daten ein und es hilft Ihnen, die Aufgaben in einer Zeitleiste zu visualisieren. Es hilft Teams auch dabei, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festzulegen.
Wir entscheiden uns für ein Gantt-Diagramm, wenn die Zeit eines Projekts im Voraus festgelegt ist. Das Tool funktioniert am besten, wenn Ihr Projekt auf Vorhersehbarkeit basiert. Außerdem funktioniert es hervorragend, wenn Sie sich darauf konzentrieren möchten, die verfügbare Bufferzeit für alle Aufgaben zu maximieren.
Verwaltbarkeit
Ein weiterer wesentlicher Vorteil eines Gantt-Diagramms ist, dass es die Unterteilung großer Projekte in kleinere Aufgaben ermöglicht (hauptsächlich mit Hilfe eines Projektstrukturplans), die viel einfacher zu verwalten sind.
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein großes Projekt. Selbst wenn Sie wissen, was zu tun ist, haben Sie Angst, sich mit langfristigen Aufgaben zu befassen. Dafür gibt es Gründe.
Erstens sollte jede Arbeitsaufgabe bestimmte Ziele erreichen und irgendwie geschätzt werden. Sie werden nicht bestreiten, dass kurzfristige Aufgaben klarere Ziele haben.
Zweitens ist es psychologisch einfacher, Aufgaben mit kürzeren Zeiträumen zu bearbeiten.
So wissen Sie, wer an welchen Aufgaben arbeitet, wann und wie.
Ein Gantt-Diagramm ist hilfreich, wenn Ihr Projektumfang sehr komplex ist und Sie ihn so weit wie möglich herunterbrechen müssen, um das Gesamtbild und die Risiken zu sehen. Wahrscheinlich kann es etwas kompliziert sein, jeden Sprint eines agilen Projekts zu erstellen. Aber wenn Sie einen vollständigen Projektplan brauchen, funktioniert das gut.
Ich finde auch Gantt-Diagramme nützlich, um den kritischen Pfad zu verstehen und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu sehen.
Jedes Unternehmen aus jeder Branche kann von diesem Tool profitieren. Sie müssen nur verstehen, wie ein Gantt-Diagramm für ihre Projekte geeignet ist.
Fortschrittsverfolgung
Wenn ein Manager den Fortschritt verfolgt, gibt es ein vollständiges Verständnis dafür, wie sich ein Projekt entwickelt: ob es in Verzug ist oder wie geplant verläuft.
Falls es Probleme mit dem Projektfortschritt gibt, können Manager oder Teammitglieder leicht in den aktuellen Stand eintauchen und versuchen, die Probleme zu lösen.
Denken Sie auch daran, dass die Fortschrittsverfolgung als Motivationsinstrument für Teammitglieder dienen kann, die ihr Bestes tun, um die Ziele rechtzeitig zu erreichen.
Als Projektmanager für Unternehmen und Agenturen finde ich Gantt-Diagramme besonders nützlich, um Kunden/Stakeholdern den Projektfortschritt und die voraussichtlichen Liefertermine zu zeigen.
Außerdem ermöglichen sie es ihnen, vorauszuplanen und benötigte Ressourcen zuzuweisen, die ihre eigenen Beiträge sehen können.
Visualisierung von Terminen und Fristen
Es gibt kaum eine bessere Möglichkeit, Aufgaben mit ihren Terminen zu verknüpfen. Ein Gantt-Diagramm ist ein perfektes Tool zur Visualisierung von Terminen und Fristen.
Für mich ist ein Gantt-Diagramm nützlich, um die Termine zu sehen, an denen Phasen des Projekts abgeschlossen werden, und die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erkennen.
Ich verwende Gantt-Diagramme nicht aktiv, aber ich verwende sie, wenn ein Kunde sie anfordert oder wenn ich ein Wasserfall-Projekt durchführe.
Gantt-Diagramme sind als Projektmanagement-Tool ziemlich wichtig, insbesondere wenn es notwendig ist, Pläne sowohl an interne als auch externe Stakeholder zu vermitteln.
Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Kommunikation von Fristen und Abhängigkeiten an das Projektteam. Doch manchmal können sie etwas umständlich sein.
Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erstellen
In den meisten Fällen sind Aufgaben irgendwie miteinander verbunden. Zum Beispiel kann eine Aufgabe nicht beginnen, bevor die andere nicht vollständig abgeschlossen ist. Wenn Sie drei Aufgaben haben, ist es einfach, ihnen zu folgen. Aber was ist, wenn Sie Hunderte davon haben?
Dieser Vorteil macht ein Diagramm zu einer effizienten Lösung für die Verbindung von Aufgaben in Projekten jeder Komplexität.
Übrigens bieten robuste Gantt-Diagramm-Lösungen eine automatische Terminplanungsfunktion. Sie ändert automatisch die Daten in abhängigen Aufgaben, falls eine Änderung, selbst die geringste, in den Daten auftritt.
Ich denke, ein Gantt-Diagramm ist eine gute Möglichkeit, Abhängigkeiten zu visualisieren und für Wasserfallprojekte zu planen, jedoch nicht für Scrum.
Ich verwende normalerweise ein Gantt-Diagramm, aber nicht das Standarddiagramm in Jira oder MS Project. Ich erstelle es oft in Confluence oder Excel, um es mit einem Geschwindigkeitsbericht zusammenführen zu können.
Team- und Ressourcenmanagement
Selbst wenn Sie alleine an einem Projekt arbeiten, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie virtuelle Ressourcen nutzen. Wenn Sie jedoch mit einem Team zusammenarbeiten, wird das Teammanagement zu einer Priorität, um die Leistung aller zu verfolgen und eine Überlastung der Ressourcen zu vermeiden.
Die Vorteile eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement liegen darin, dass es ermöglicht, effektiv mit allen Beteiligten und allem, was in einem Plan involviert ist, zu arbeiten. Dieser Vorteil klärt die Anforderungen für jede Aufgabe entlang einer Zeitachse und über einen Kalender hinweg.
Da alle Anforderungen strukturiert sind, ist es für Teams viel einfacher, an den Aufgaben zu arbeiten, für die sie verantwortlich sind.
Gantt-Diagramme sind äußerst hilfreich bei der Organisation eines Projekts. Ihre Hauptvorteile liegen in der Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und sie von den Personen zu verwalten, die Sie dem Projekt zuweisen.
Für mich ist ein Echtzeit-Live-Kalender, der während des Projektverlaufs aktualisiert werden kann, eine der nützlichsten Funktionen eines Gantt-Diagramms.
Abschließende Überlegungen
Die oben genannte Liste der Vorteile ist nicht vollständig. Projektmanager können basierend auf ihren Erfahrungen weitere nennen oder sogar die Vorteile, die in dem Artikel diskutiert wurden, untergraben.
Lassen Sie uns jedoch zusammenfassen, welche Vorteile Experten als die Kernvorteile eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement genannt haben.
Ein Gantt-Diagramm dient dazu:
- Visualisierung des Gesamtüberblicks.
- Verwaltbarkeit.
- Fortschrittsverfolgung.
- Verfolgung von Daten und Fristen.
- Erstellung von Abhängigkeiten.
- Team- und Ressourcenmanagement.
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