Если рассматривать проект как сложный организм, то ресурсы проекта — это функциональные элементы, которые делают этот организм жизнеспособным. Без этих элементов невозможно вовремя выполнять задачи и достигать высоких результатов.
Независимо от отрасли, любой проект требует применения как минимум нескольких типов ресурсов, будь то управление затратами или организация графика работы персонала. Поэтому грамотное управление ресурсами проекта занимает важное место в списке обязательных навыков современных менеджеров.
Какие виды ресурсов проекта необходимы для успешной реализации целей бизнеса? Как планировать и распределять эти активы с помощью профессионального ПО?
В этой статье вы найдете ответы на эти и другие вопросы, а также полезные рекомендации и реальные примеры применения ресурсов проекта.
Содержание:
- Что такое ресурсы проекта?
- В чем важность ресурсов проекта?
- Виды ресурсов проекта.
- Классификация ресурсов в зависимости от этапа жизненного цикла проекта.
- Выбор надежной программы для управления ресурсами проекта.
Что такое ресурсы проекта?
Ресурсы проекта — это материальные и нематериальные активы, используемые для достижения стратегических целей и успешной реализации проекта.
Их можно считать строительными блоками проекта, помогающими менеджерам в планировании, выполнении и успешном завершении задач.
Понимание того, какие ресурсы требуются для управления проектом, является фундаментом для грамотного планирования. Перед тем как разработать план проекта, важно выбрать оптимальный способ управления ресурсами и подходящие инструменты для работы.
Вот что об этом говорит Элизабет Харрин, автор книг по управлению проектами:
При управлении несколькими проектами часто упускают из виду роль ресурсов. Важно понимать, какие ресурсы вы планируете применить в своем проекте или какие активы должны внести определенный вклад в работу.
Проще говоря, ресурсы проекта охватывают все, что можно запланировать для выполнения конкретных задач или всего проекта.
Крайне важно оценивать и распределять необходимые ресурсы для реализации проекта на начальных стадиях планирования, а также прогнозировать их возможные ограничения.
Некачественное планирование ресурсов может привести к их нехватке в процессе выполнения работ или к задержкам установленных сроков. Поэтому их эффективная организация — это ключевой фактор, который оказывает значительное влияние на общий успех проекта.
В чем важность ресурсов проекта?
Успех проектов определяется множеством условий, включая использование передовых технологий и лучших практик.
Какие же преимущества дает грамотное управление ресурсами проекта?
Давайте разберемся и определим, почему они так значимы.
- Продвинутое планирование. Подготовка плана проекта требует участия опытных членов команды, своевременно организованных встреч, материальной базы и других активов. Это позволяет с самого начала учитывать все важные сроки, расписания и задачи.
- Грамотное распределение активов. Правильное управление ресурсами помогает назначать необходимых сотрудников на задачи в зависимости от их доступности и квалификации.
- Усиленный контроль затрат. Ресурсы также влияют на финансовое состояние проекта. Контроль бюджета и использование правильных активов помогают избегать превышения затрат.
- Эффективное управление рисками. Контроль рисков также необходим для успешного управления рабочими процессами. Любой опытный менеджер проекта использует в работе инструменты для оценки рисков, что способствует их своевременному снижению.
- Повышенный контроль качества. Хорошо подготовленные ресурсы помогают устанавливать и поддерживать стандарты качества всего проекта, что гарантирует достижение ожидаемых результатов.
- Упрощенная коммуникация. Средства коммуникации обеспечивают информированность всех заинтересованных сторон о ходе проекта, изменениях и возможных проблемах. Это способствует согласованности и прозрачности.
- Облегченная организация документации. Информационные ресурсы, включая документацию (расписания, счета, отчеты и другие документы) создают условия для сохранности и доступности данных проекта.
- Улучшенная вовлеченность заинтересованных лиц. Хорошие отношения с заинтересованными сторонами имеют важное значение. Ресурсы для анализа таких взаимоотношений повышают вовлеченность и мотивацию.
Итак, давайте посмотрим, какие бывают ресурсы проекта.
Виды ресурсов проекта
Ресурсы проекта могут быть представлены в различных формах. Некоторые из них вы, вероятно, можете перечислить сразу. Другие — менее очевидные.
Обычно выделяют две категории ресурсов:
- Материальные ресурсы. Они включают все осязаемые и измеримые активы, которые имеют физическое воплощение. Их обычно можно выразить количественно.
- Нематериальные ресурсы. В реализации проекта они, напротив, не имеют физического представления. Их ценность не поддается точному количественному измерению.
Помимо деления на материальные и нематериальные, обычно выделяют семь основных видов ресурсов проекта.
Важно понимать, что определения и значения этих видов могут варьироваться. Мы предлагаем наиболее распространенную классификацию.
Итак, 7 видов ресурсов проекта включают:
- Человеческие ресурсы.
- Финансовые ресурсы.
- Время.
- Расходные материалы.
- Оборудование и инструменты.
- Сооружения и здания.
- Информационные ресурсы.
Эта классификация ресурсов проекта охватывает различные профессиональные отрасли и сферы деятельности.
Рассмотрим каждый из видов подробнее.
1. Человеческие ресурсы
Люди — это движущая сила любого проекта. Хотя технологии и искусственный интеллект все чаще заменяют участие реального сотрудника, именно человеческие ресурсы и организационная структура компании, определяющая иерархические отношения между людьми, поддерживают правильный ход и реализацию проектов.
В большинстве случаев именно эффективная команда проекта оказывает наибольшее влияние на качественное выполнение работ.
У вас может быть внушительный бюджет, достаточный запас времени, лучшее ПО и комфортные условия труда, но без квалифицированных специалистов проект вряд ли ждет успех.
Эту мысль подтверждает Сюзанна Мадсен, коуч и тренер по управлению проектами из Великобритании:
Все больше руководителей проектов осознают тот факт, что проекты — это не только задачи и расписания, но еще и люди. Каждый хотел бы быть частью высокопроизводительной команды, но слишком мало руководителей и лидеров прилагают усилия для ее создания.
В успешных проектах все члены команды должны обладать определенными навыками и опытом, необходимыми для принятия обоснованных решений и эффективного выполнения задач.
В то же время трудовые ресурсы проекта отличаются своим разнообразием. У людей может быть свой уникальный опыт, разные стили работы и культурные различия, которые могут приводить к межличностным конфликтам.
Более того, управление человеческими ресурсами может быть осложнено проблемой их доступности и распределенности. Работники могут заболеть, уйти в отпуск, взять перерыв по уходу за ребенком или просто испытать выгорание.
Следовательно, любой руководитель проекта должен ответственно относиться к управлению трудовыми ресурсами и совершенствоваться в этой области.
Пример человеческих ресурсов проекта
Трудовые ресурсы включают разных специалистов в зависимости от отрасли. Это могут быть члены команды, партнеры, подрядчики и другие заинтересованные лица. Некоторые проекты требуют всего несколько человек, а в реализации других участвуют большие отделы и департаменты. Удаленные сотрудники также являются частью человеческого ресурса.
Рассмотрим типовой проект в IT.
Команда, занимающаяся задачами по разработке ПО, может включать:
- Владельца проекта.
- Менеджеров проектов.
- Менеджеров по продуктам.
- Отделы.
- Отдельных специалистов (разработчики, дизайнеры, тестировщики т. д.).
- Тимлидов.
- Фрилансеров.
- Аутсорсинговых специалистов и других вовлеченных.
Эти человеческие ресурсы заняты в разных профессиональных областях. Имея многофункциональную программу для управления проектами в IT и следуя принципам грамотного планирования, они могут действовать сплоченно и приводить свои проекты к успеху.
2. Финансовые ресурсы
Деньги также являются важнейшим ресурсом проекта. Они необходимы для оплаты труда, поддержания работы оборудования, закупок и других статей расходов.
Эффективное управление бюджетом включает создание финансового плана, контроль средств и соблюдение установленных финансовых рамок проекта.
В большинстве случаев бюджеты планируются, документируются и утверждаются на самых ранних этапах разработки проекта. Однако распределение средств — задача не всегда простая.
Важно ответственно подходить к управлению этими ресурсами, так как они позволяют командам приобретать и поддерживать все остальные активы, необходимые для их проектов.
Пример финансовых ресурсов проекта
Рассмотрим пример финансовых ресурсов в проекте из сферы маркетинга.
При составлении финансового плана менеджеры маркетинговых проектов обычно учитывают следующие категории:
- Общий бюджет маркетингового проекта.
- Возможные гранты, выделенные на проект.
- Резервный фонд.
- Бюджет на партнерские программы и другие статьи.
Бюджет маркетингового проекта может быть использован для проведения креативных кампаний, рекламы, брендинга, PR, создания контента, видеоматериалов и т.д. Оптимальным решением для управления финансовыми ресурсами является использование специализированной программы для управления проектами в маркетинге.
3. Время
Этот вид ресурсов показывает, сколько времени необходимо для выполнения задач проекта. Он непосредственно связан с таймлайном, дедлайнами и вехами проекта.
Эффективное управление временем предполагает создание таймлайнов, выявление и устранение потенциальных временных ограничений, сокращение задержек и постоянный контроль хода выполнения задач.
При планировании проектов менеджеры оценивают продолжительность задач и этапов, чтобы составлять точные расписания и рассчитывать затраты, которые затем будут согласовываться с клиентом.
По завершении проекта они анализируют данные по учету времени, чтобы оценивать эффективность работы команды, соблюдение временных и финансовых рамок и использовать эту информацию для улучшения будущих проектов.
Пример временных ресурсов проекта
Этот вид ресурсов проекта охватывает любые факторы, связанные со временем, которые направлены на выполнение задач.
Рассмотрим проект в сфере здравоохранения.
Здесь управление временем может включать:
- Расписание поставок медицинского оборудования.
- Продолжительность выполнения задач медперсонала.
- Календарь проекта.
- Отчеты.
- Рабочие смены медперсонала.
- График ночных дежурств.
- Часы работы дежурной бригады.
4. Расходные материалы
Расходные материалы или материальные ресурсы проекта — это осязаемые активы, необходимые для выполнения проекта. Эффективная организация этих ресурсов включает определение и закупку необходимой продукции, контроль запасов и обеспечение их рационального использования.
Некоторые проекты требуют небольшого количества материалов, в то время как для других необходим широкий ассортимент таких ресурсов.
Пример расходных материалов проекта
Рассмотрим важность расходных материалов на примере строительного проекта.
Для строительства городского моста обычно требуются следующие материалы:
- Грунт.
- Сырье (дерево, сталь, бетон и т.д.).
- Топливо и химические вещества.
- Запасные части для ремонта.
- Инструменты.
- Оборудование и прочее.
Расходные материалы в строительстве — это ресурс, который легко упустить из виду или накопить сверх необходимого. Поэтому менеджеры проектов должны тщательно планировать и контролировать такие активы, используя надежную программу для управления строительными проектами.
5. Оборудование и инструменты
Оборудование и инструменты тоже играют важную роль в управлении проектами, обеспечивая бесперебойное выполнение многих задач. Например, компьютеры и различные программы часто необходимы для выполнения многих рабочих процессов.
В отличие от расходных материалов, эти ресурсы не расходуются в ходе проекта.
Оборудование и инструменты охватывают как физические, так и нематериальные активы. В техническом контексте инструменты можно разделить на оборудование (hardware) и программное обеспечение (software).
Примеры оборудования и инструментов проекта
Широкое применение разного оборудования и инструментов можно увидеть в проектах из сферы производства.
Вот несколько примеров таких ресурсов:
- Станки для мастерских.
- Лабораторное оборудование.
- 3D-принтеры.
- Транспортные средства.
- Оборудование для тестирования.
- Средства связи и т.д.
Ключевая особенность этого типа ресурсов заключается в том, что они могут варьироваться от небольших настольных инструментов до крупных единиц оборудования, занимающих целый производственный цех. Поэтому очень важно обеспечивать контроль над всеми этими активами.
Надежная программа для управления проектами в производстве значительно помогает в этом вопросе.
6. Сооружения и здания
Сооружения, здания и помещения необходимы командам для качественного выполнения задач. Достаточно вспомнить офисы, цеха, мастерские или склады.
Планирование и организация этих ресурсов тоже требует тщательной подготовки и анализа.
Кроме того, наличие необходимой инфраструктуры способствует повышению продуктивности команд и улучшению коммуникации.
Пример сооружений и зданий проекта
Предположим, вы планируете сезонный образовательный проект.
Вот несколько помещений, которые могут понадобиться:
- Центр обработки данных.
- Конференц-залы.
- Офисные помещения.
- Мастерские.
- Склады.
- Учебные лаборатории.
- Тренинговые залы и т.д.
7. Информационные ресурсы
Проектные команды в различных сферах используют информационные ресурсы для того, чтобы выполнять задачи максимально профессионально. Эти часто требуемые ресурсы для проекта обычно включают базы знаний, факты, исследования, отчеты и иную документацию.
Успешное управление информацией предполагает сбор необходимых данных, обеспечение их актуальности и точности, а также доступность для участников проекта.
Главная цель этого типа ресурсов в управлении проектами — держать менеджеров и команды в курсе текущего состояния проекта.
Пример информационных ресурсов проекта
Если представить типичный проект в сфере организации мероприятий, становится очевидным значение информационных ресурсов.
В контексте планирования мероприятия можно выделить следующие примеры таких ресурсов:
- Руководства и чек-листы по мероприятию.
- Регистрационные формы.
- Графики мероприятий.
- Договоры и соглашения с поставщиками.
- Юридические документы.
- Списки участников.
- Профили партнеров.
- Планы продвижения.
- Схемы расположения площадок.
- Опросы участников.
- Отчеты об оценке мероприятия и т.д.
Классификация ресурсов проекта в зависимости от этапа жизненного цикла проекта
Ресурсы проекта также можно классифицировать по конкретному этапу жизненного цикла проекта, для которого они необходимы. Эта классификация включает следующие виды:
- Ресурсы для инициации проекта. Такие активы включают все, что нужно менеджерам проектов для официального запуска работы. Например, первичную документацию или любые организационные встречи.
- Ресурсы для планирования проекта. Этот вид ресурсов помогает командам тщательно продумать все аспекты будущего проекта. Он может включать таймлайны, объем проекта, бюджет, оценку потенциальных рисков и другое.
- Ресурсы для выполнения проекта. Это тоже необходимые ресурсы для проекта, ведь их используют для непосредственного выполнения задач. Они включают различные шаблоны, руководства и популярные методологии управления проектами.
- Ресурсы для мониторинга проекта. Менеджерам проектов нужно непрерывно отслеживать и оценивать ход выполнения работ, чтобы вовремя вносить корректировки в планы. В этом помогают такие ресурсы, как планы и руководства по управлению изменениями.
- Ресурсы для завершения проекта. Эти активы позволяют менеджерам формально завершать проект. Они обычно включают итоговую проектную документацию и финальные встречи с ретроспективой, которые помогают подвести итоги и способствуют повышению эффективности в будущем.
Теперь давайте перейдем к важности использования эффективной программы для управления ресурсами.
Выбор надежной программы для управления ресурсами проекта
Если менеджеры стремятся профессионально управлять проектами, а также быть признанными коллегами и конкурентами, им следует заботиться о каждом рабочем процессе, включая распределение ресурсов. Поэтому лучше забыть об устаревших ручных способах планирования, таких как бумага и ручка, и выбрать надежное ПО для управления проектами.
Главная цель такого ПО с возможностью управления ресурсами — обеспечить своевременную доступность запланированных активов в нужном количестве и месте. Это способствует эффективному завершению проекта в рамках его графика и бюджета.
Рэй Маккензи, основатель и генеральный директор StartingPoint, США, признает:
Чрезвычайно важно выбирать правильные инструменты, чтобы гарантировать успешное завершение проекта. Менеджеры проектов должны использовать программы, которые обеспечивают прозрачность и четкую структуру проектов, поощряя командное взаимодействие. Я рекомендую новые SaaS инструменты, позволяющие всем членам команды быть вовлеченными, предоставлять обратную связь и работать над общим успехом проекта.
Есть много инструментов для планирования ресурсов, но выбрать подходящий именно вашей команде бывает сложно. Кстати, согласно отчету Tech Trends Report (Capterra, 2024), 58% опрошенных компаний пожалели о своей недавней покупке ПО.
В то же время 79% пользователей программ, ориентированных на управление ресурсами, заявили об удовлетворительном или очень удовлетворительном уровне их работы, что подтверждается данными из отчета State of Resource Management (2022).
К счастью, многие современные программы для управления проектами предлагают расширенные возможности и инструменты для эффективного управления ресурсами, такие как диаграмма Ганта.
Одна из надежных программ с такой диаграммой — GanttPRO.
Диаграмма Ганта онлайн в GanttPRO предлагает широкие возможности для управления проектами в различных отраслях, включая IT, строительство, организацию мероприятий, производство, здравоохранение и другие сферы.
Программа помогает в планировании задач, отслеживании событий, контроле за сроками, командном взаимодействии и продвинутом распределении ресурсов.
Как GanttPRO помогает управлять ресурсами?
Использование продвинутых возможностей GanttPRO для работы с ресурсами проекта делает планирование, отслеживание и координацию всех рабочих активов простыми и точными.
Это подтверждает Джордж Россл, менеджер по производству в компании A+ Construction Pro:
Для нас GanttPRO — это основной инструмент для планирования и передачи дел. Мы приглашаем в проекты коллег и создаем ресурсы. Также используем его для управления дедлайнами, отслеживания времени, обмена и передачи файлами и грамотного планирования.
Выбор необходимых ресурсов начинается, когда менеджеры формируют цели проекта, определяют его объем, финансовые аспекты, а также разрабатывают план управления ресурсами. На этом этапе крайне важно определить виды активов, их количественные и качественные характеристики. К слову, GanttPRO позволяет работать со всеми видами ресурсов.
Ниже приведен краткий обзор того, как можно использовать GanttPRO для различных задач, связанных с управлением ресурсами.
- Визуализация ресурсов. Гораздо удобнее, когда все ресурсы проекта отображаются в едином месте, и члены команды имеют к ним доступ. Но прежде чем планировать и визуализировать ресурсы на диаграмме Ганта, нужно разделить проект на управляемые задачи и подзадачи, используя иерархическую структуру работ (ИСР). Благодаря перетаскиванию можно связать зависимые задачи и добавить ключевые вехи проекта на таймлайн. После этого вы можете пригласить участников команды, назначить им роли, добавить персональные календари и задать бюджет. Кроме того, в GanttPRO можно создать виртуальные ресурсы, включая людей, оборудование, инструменты, технику и другое.
- Распределение ресурсов. В GanttPRO вы можете назначать конкретных участников команды или ресурсы для выполнения задач. Диаграмма Ганта помогает эффективно распределять их в зависимости от навыков и доступности. На каждую задачу можно назначать один или несколько ресурсов.
- Учет рабочего времени. Программа помогает отслеживать рабочее время. Сотрудники могут фиксировать часы работы над конкретными задачами. Эти данные помогают оценивать прогресс проекта и эффективность использования ресурсов.
- Оценка стоимости. С GanttPRO вы также можете эффективно управлять бюджетом и оценивать затраты. Планирование расходов проекта и отслеживание их в реальном времени помогают не выходить за рамки бюджета. Можно определять стоимость ресурсов за час, за единицу или фиксированную стоимость.
- Персональные календари. Пользователи GanttPRO могут назначать задачи ресурсам, настраивая для них персональные календари. С их помощью легко отслеживать загрузку и рабочие часы каждый день. Вы можете контролировать выходные, отпуск, праздничные дни и другие события и даты.
- Права и роли. Программа позволяет определять конкретные роли и права доступа на уровне аккаунта, а также права и полномочия на уровне проекта. Это означает, что вы легко можете указать, кто может просматривать, редактировать или утверждать данные, связанные с проектом. При необходимости можно создавать индивидуальные роли и права.
- Баланс рабочей загрузки. Эффективное управление загрузкой — еще одно преимущество GanttPRO. Благодаря возможности перетаскивания можно планировать работу, управлять ресурсами, а также оптимизировать распределение загрузки, своевременно предотвращая ее переизбыток или недостаток.
- Командная работа. Вы всегда будете в курсе процессов, происходящих с ресурсами вашего проекта благодаря продвинутым возможностям командной работы в GanttPRO. Здесь можно обмениваться документами, прикреплять файлы, получать уведомления и общаться в любое время.
- Отчетность. GanttPRO позволяет собирать данные, связанные с ресурсами проекта. Вы можете создавать отчеты и экономить свое время, предотвращая возможные факторы, которые будут сдерживать рост в будущем. Доступны два типа отчетов: учет затраченного времени и анализ бюджета.
Эффективная программа для управления проектами
Планируйте задачи и ресурсы проекта на онлайн диаграмме Ганта.
Попробуйте бесплатноРеализуйте возможности ресурсов проекта с помощью мощной онлайн программы
Ресурсы играют важную роль в продвижении проекта от его инициирования до завершения. Такие активы включают все необходимое для профессионального выполнения задач.
Ключевые ресурсы проекта обычно делятся на 7 видов:
- Человеческие ресурсы.
- Финансовые ресурсы.
- Время.
- Расходные материалы.
- Инструменты и оборудование.
- Сооружения и здания.
- Информационные ресурсы.
Использование таких инструментов, как GanttPRO, повышает эффективность проекта и способствует оптимальному распределению ресурсов. Это ПО позволяет экономить время и уделять внимание другим важным аспектам управления проектом.
Часто задаваемые вопросы про ресурсы проекта
-
Ресурсы управления проектами — это все доступные активы, которые могут быть использованы для выполнения проекта, включая людей, материалы, оборудование, финансы и другое. Правильное распределение и использование ресурсов играют ключевую роль в успешной реализации проекта.
-
Ресурс в проекте — это любой актив, который используется для выполнения задач и достижения целей проекта. Это могут быть люди, оборудование, материалы, финансы и другие ресурсы.
-
К основным ресурсам проекта относятся: человеческие ресурсы, финансовые ресурсы, время, расходные материалы, оборудование и инструменты, сооружения и здания, информационные ресурсы и другие.
-
Для создания проекта необходимы трудовые ресурсы, включая квалифицированную команду, а также материальные ресурсы, время, оборудование и сырье. Финансовые ресурсы обеспечивают выполнение проекта в рамках бюджета, а временные ресурсы определяют сроки выполнения задач. Дополнительно могут потребоваться информационные или другие виды ресурсов.
-
В проекте могут быть задействованы различные виды ресурсов, включая человеческие, материальные, временные, информационные и другие. Также команды часто используют материалы, оборудование, сооружения и инструменты. Каждый из этих ресурсов играет важную роль в успешной реализации проектных задач и достижении целей.