La planificación es un proceso complejo. Y aún más si descubre que hay diferentes tipos, niveles, plazos y aspectos que debe considerar para cada uno. En este artículo le proponemos una explicación concisa sobre el tipo de planeación en la administración de una empresa más frecuente que se hace tanto por los directivos, como por los empleados muy a menudo en cada organización. Se trata de un plan de acción.
En particular, puede encontrar a continuación:
- ¿Qué es un plan de acción?
- ¿Cuáles son las metas de un plan de acción?
- ¿Qué elementos de un plan de acción son indispensables?
- ¿Cómo elaborar un plan de acción?
- ¿Cómo realizar un plan de acción?
- Ejemplos de plan de acción de proyectos
¿Qué es un plan de acción?
Un plan de acción es una lista, usualmente documentada, de todas las actividades que hay que realizar paso a paso para lograr el objetivo particular de este plan. Incluye todos los detalles de qué es lo que hay hacer, quién lo va a hacer, qué recursos va a tener en su disposición para ello y cuánto tiempo se asigna a cada actividad.
En la gestión de proyecto, muy a menudo, un plan de acciones se hace para descomponer un proyecto grande en unas partes más fáciles de implementar, manejar y completar. En este caso, el plan representa un objetivo pequeño que hay que lograr para conseguir objetivos más grandes que después forman y contribuyen a los objetivos generales estratégicos.
En comparación con el plan estratégico, se enfoca en objetivos mucho más pequeños que se pueden lograr a corto plazo. Al mismo tiempo, presupone que las actividades que incluye están en alineación con la planeación estratégica y que su intención sea conseguir los objetivos estratégicos.
También difiere de plan operativo, porque suele ser más corto, abarca proyectos concretos y objetivos limitados. Mientras que la planeación operativa requiere más recursos, esfuerzos y deliberación, la planeación de acciones para un proyecto es más flexible, se puede hacer rápidamente para cerrar un asunto que requiere acción inmediata y permite cambios constantes a lo largo de su implementación.
Asimismo, el plan de acción puede incluir tanto miembros de diferentes equipos y departamentos dentro de una organización, como consultores y agencias externas. Esto se debe a que un proyecto particular tendrá una compilación de tareas que requieren la participación de expertos de varios perfiles. En cambio, el plan operacional suele enfocarse en los empleados internos de cierto departamento de una organización.
Otra diferencia del plan de acción de una empresa, con el plan estratégico que se hace por altos directivos, y el plan operacional que se hace por los supervisores y jefes de departamentos, es que la planeación de acciones se puede elaborar por cualquier empleado.
Por último, debe recordar también que un plan de acción no es un plan de proyecto. Un plan de acciones para un proyecto incorpora las tareas y los recursos necesarios (como tiempo, fondos, materiales y expertos) que se requieren para lograr un resultado particular. Un plan de proyecto, en su turno, es un documento más elaborado, e incluye dependiendo del carácter del proyecto información sobre la mitigación de riesgos, control de calidad, comunicación con las partes involucradas y gestión de cambios. En breve, un plan de acción es un mini-proyecto que aborda cierto objetivo dentro de otros objetivos.
¿Cuáles son las metas de un plan de acción?
El objetivo principal de la planeación de acciones es poner en orden la lista de acciones que van a llevar al resultado deseado. Por ejemplo, si dentro de su proyecto de marketing, decide organizar un evento para aumentar el conocimiento de la marca y hacer llegar la información sobre la marca al público objetivo. En este caso tenemos un objetivo claro y para ello podemos recopilar una lista de acciones para preparar el evento, llevarlo a cabo y hacer las gestiones necesarias cuando pase.
En este ejemplo de plan de acción, deberá organizar todas las tareas por hacer en una secuencia de actos en un cronograma. De aquí podemos deducir que uno de los motivos para elaborar un plan de acciones es para ordenar las tareas del proyecto de manera secuencial y oportuna y así lograr el resultado deseado.
Un rasgo inherente a otros tipos de planes, es que el plan de acción mejora el rendimiento dentro del equipo y ayuda a distribuir recursos a base de las previsiones y estimaciones previas.
La planeación de acciones es esencial, pero solo es un paso. Después viene la implementación. Un plan bien elaborado facilitará el seguimiento de su realización, ya que podrá ver si se cumplen los plazos, si los recursos se están usando adecuadamente, o si se requiere cualquier intervención.
Teniendo un plan de acción documentado puede estar seguro de que todos sepan que es lo que están haciendo y cómo contribuyen al objetivo común con una perspectiva general.
Por lo común, para lograr un objetivo se necesita enfoque en las actividades que este último requiere. En lo contrario es muy fácil distraerse a lo largo del proceso y no terminarlo a tiempo o no obtener el resultado planeado. El hecho de tener un plan de acción fijo, puede ayudarle a centrarse en las actividades clave y no cambiar el rumbo todo el rato.
¿Qué elementos de un plan de acción son indispensables?
El objetivo del plan de acción
Este punto es tan obvio que no requiere explicaciones. Un plan de acción, como cualquier otro plan, debe tener un objetivo preciso por detrás. Intente aplicar la metodología SMART para asegurarse que es un objetivo útil y efectivo.
La lista de tareas
Uno de los elementos de un plan de acción que no pueden faltar son las tareas. Sin ellas, un plan es simplemente una aspiración y declaración de objetivos.
El cronograma del plan de acción
El cronograma del plan de acción es una línea de tiempo del plan donde se marcan las fechas de inicio de las actividades, su finalización anticipada, los plazos límites y otros datos relacionados con el tiempo relevantes para el cumplimiento del plan.
Los recursos
Entre los elementos de un plan de acción están también los recursos. Cada acción tiene que estar vinculada con una o varias personas que van a ser responsables por completarla, con recursos financieros si se requieren, contribución externa y herramientas.
Puntos para medir progreso
Estos pueden ser hitos, objetivos intermedios, indicadores que muestran que la actividad tomada está yendo en la dirección correcta.
¿Cómo elaborar un plan de acción?
Ahora, si necesita crear un plan de acción simplemente tiene que juntar todos los elementos descritos más arriba y ya está. Si aún no le ha quedado cómo hacer un plan de acción, no pasa nada, le explicamos cada paso a continuación.
1. Fije el objetivo del plan de acción
Evidentemente, es importante definir qué es lo que quiere conseguir, para decidir cómo lo va a hacer. Se recomienda también saber el porqué de estos objetivos. Cuando hay una idea clara de las razones por las que está realizando el plan, el proceso de trabajo suele ser más fluido y con menos malas interpretaciones.
2. Elabore una lista de tareas
Una vez que tenga el objetivo bien definido, empiece a pensar que tiene que hacer para conseguirlo.
Puede comenzar a anotar todas las tareas que le vienen en mente en modo de lluvia de ideas en la lista preliminar. Y cuando ya la tenga, empezar a dejar lo relevante, factible y valioso. Existen diferentes opiniones sobre si hay que colaborar con el equipo en este paso, pero en general depende de la situación y del contenido. En la mayoría de casos es más eficaz hablar con los especialistas a los que va a asignar las tareas, para tener en consideración sus estimaciones sobre los recursos y esfuerzo requerido para las tareas dentro de sus competencias.
Cuando todo esto ya esté hecho, haga una lista definitiva con todas las actividades por completar, asignando recursos y personas responsables. En esta etapa puede hacer la descomposición jerárquica del trabajo y ordenar las tareas haciendo la edt de su proyecto. El desglose de trabajo ayuda en la ejecución de tareas y en el control posterior del progreso.
3. Defina dependencias y prioridades
El siguiente paso para crear el plan de acción, es establecer las relaciones entre tareas. Pueden haber actividades que solo pueden empezar una detrás de otra, o tienen que empezar simultáneamente. Por ejemplo, no puede imprimir los bocetos antes de que se hayan diseñado.
Si su lista incluye un par de tareas, puede que no necesite priorizar. De lo contrario, si hay muchas tareas y plazos definidos para completar el plan, la priorización es esencial. Esto ahorra tiempo para los empleados que siempre tendrán una idea que es lo que tienen que hacer primero.
4. Cree el cronograma del plan de acción
El cronograma del plan de acción le ayudará a delinear un marco temporal para su plan y, en consecuencia, para cada tarea. Cada tarea debe tener su fecha de comienzo y fecha de finalización. Esto no solo contribuye a la completación oportuna de cada etapa, sino también sirve como un punto de referencia y una motivación para terminar todo en la fecha exacta. En cuanto al gerente, el hecho de hacer un cronograma de acciones le ayudará a controlar como va la realización del plan y a parte prever y gestionar los retrasos.
5. Agregue hitos
Al igual que las prioridades, los hitos van a venir muy bien para cuando hay muchas actividades en el plan de acción. Esto es como dividir un objetivo grande en varios objetivos intermedios que habrá que alcanzar en cada etapa de la implementación del plan. Así podrá monitorear si está yendo hacia el objetivo principal y generar resultados constantemente.
Los ejemplos de hitos varían dependiendo del ámbito y de los objetivos y carácter del plan.
6. Evalúe y asigne recursos
El siguiente paso es la asignación y control de recursos. Consta de varias etapas. Primero hay que definir de qué exactamente dispone para lograr el objetivo propuesto. Ahí es donde puede descubrir que le falta financiación, herramientas, conocimientos, o otro tipo de recurso. En este caso, antes que nada hay que decidir de donde se puede sacar estos recursos.
Una vez que tenga claro de qué recursos dispone, puede empezar a asignarlos para cada tarea. Este paso requiere meticulosidad y conocimientos especiales, puesto que los errores en las estimaciones pueden costar mucho.
¿Cómo realizar un plan de acción?
¿Ya tiene su plan hecho? Eso no es todo, una tarea que no es menos fácil es realizar un plan de acción. Igual que en la planeación, en la realización también hay puntos que tiene que considerar para que sea más efectiva y para que todo vaya según planeado.
A continuación le explicamos como realizar un plan de acción.
1. Controle, analice y haga ajustes
Un plan de acción de un proyecto define su éxito, sin ninguna duda. Pero no es suficiente escribir un plan de acción. Una vez hecho, requiere control, análisis y reacción oportuna a cualquier problema emergente. Por ejemplo, puede encontrar que hay retrasos constantes, o algunas actividades no están produciendo el resultado deseado, que algunos empleados no pueden seguir el ritmo del proyecto, mientras otros tienen horas de sobra, y etc.
Una reacción oportuna le ahorrará fracasos y problemas innecesarios.
2. Use herramientas especiales para realizar el plan de acciones
La forma más fácil y eficaz de realizar un plan de acciones es usando las herramientas profesionales para la planificación.
Por ejemplo en el caso de un programa para planificación online GanttPRO puede agregar las tareas, asignarlas a los miembros del equipo y especificar los recursos y los costes. Al mismo tiempo puede controlar al instante el estado de tarea, su progreso y prioridad, las fechas, duraciones y el trabajo que implican.
Además convertirá su plan en un documento interactivo que todos pueden realizar en colaboración, intercambiar comentarios y archivos y compartir el progreso.
Otro descubrimiento de un programa de planificación son las posibilidades de visualización del plan. En GanttPRO, por ejemplo, lo puede hacer con una gráfica de Gantt o con una tabla Kanban. Ambas herramientas se consideran altamente eficientes para planificar y gestionar las actividades en cualquier tipo de proyecto.
Las funciones de control avanzadas están también entre las razones para usar el programa de planificación para realizar el plan de acción. Usando otra vez GanttPRO como ejemplo, se puede destacar la posibilidad de crear una línea base de proyecto captando el plan inicial y comparar después su evolución con esta versión inicial.
Tampoco tendrá que preocuparse con la pregunta de cómo calcular la ruta crítica de su plan de acciones, por el simple hecho de que un software de planificación lo hace automáticamente.
Ejemplo de plan de acción de un proyecto
Aquí tiene el ejemplo de plan de acción de un proyecto de marketing ya hecho:
En este modelo de plan de acción puede ver un cronograma de todas las actividades planificadas, las personas asignadas a cada acción, los estados y las prioridades de las tareas, y sus costes.
Como puede ver, es un plan de acción ya hecho pero usando este ejemplo puede ajustarlo a las actividades de su empresa y usarlos para lograr sus objetivos.