Успех любого проекта зависит от многих факторов, включая продуманную структуру работы.
Когда план содержит десятки взаимосвязанных задач, командам нужно видеть проект целиком, а также вникать в каждую мелкую деталь.
У пользователей GanttPRO есть отличные возможности для планирования и структурирования даже самых сложных проектов. Они могут легко устанавливать связи между компонентами работы и определять ключевые этапы.
Зависимости помогают увидеть логику и порядок выполнения задач. Вехи фиксируют важные достижения и прогресс на пути к конечной цели. Эти возможности обеспечивают понятную визуализацию и быструю реализацию работ.
Проект без понятной структуры и прозрачности действий может быстро столкнуться с простоями, дублированием задач и срывом сроков независимо от сферы деятельности.
Правильно настроенные зависимости и вехи решают эти проблемы, превращая идеи и намерения в эффективный план.
Давайте рассмотрим очевидные преимущества этих важных элементов проекта, а также способы управления ими в GanttPRO.
Содержание:
Зависимости
Руководителям проектов и командам нужно ясно представлять все задачи, сроки и ресурсы.
В этом им помогают разные инструменты. Один из самых надежных — диаграмма Ганта онлайн.
На ней можно легко добавлять различные связи между задачами. Это делает рабочий процесс непрерывным и эффективным.
Зависимости на временной шкале проекта показывают логику и очередность действий. Они обеспечивают естественный порядок выполнения задач и делают реальным то, что могло бы просто оставаться на уровне идеи.
Таким образом, зависимости превращают планирование в понятную систему, где видна последовательность принятых решений.
Вот другие их преимущества:
- Помогают контролировать изменения. Если меняется одна задача, зависимости показывают, какие другие активности переносятся автоматически, у каких участников команды возникают трудности и насколько может меняться окончательный срок выполнения всего проекта.
- Предотвращают блоки. Например, команда может заранее увидеть, какие задачи нельзя начинать, пока не будут завершены другие. Это исключает простои и конфликты.
- Оптимизируют ресурсы. Зависимости помогают назначать ответственных лиц на параллельные задачи без необходимости ждать в очереди.
- Помогают в управлении рисками. Такие логические связи выявляют, где задержка в одной задаче может привести к другим задержкам. Это позволяет заранее подготовить план Б.
- Способствуют нахождению критического пути. Зависимости показывают, какие задачи напрямую влияют на окончательный срок проекта и помогают определять критический путь.
- Обеспечивают прозрачность действий. Такая возможность гарантирует, что все участники команды понимают, от кого они зависят и кто зависит от них. Это улучшает общую координацию проекта.
Логические связи между задачами могут меняться при разных обстоятельствах.
Выделяют четыре вида зависимостей:
- «Окончание — Начало» (ОН) — когда завершение одной задачи определяет старт следующей.
- «Окончание — Окончание» (ОО) — когда одна задача не может быть завершена до окончания другой.
- «Начало — Начало» (НН) — когда определенная задача может начаться только после начала предыдущей.
- «Начало — Окончание» (НО) — когда одна задача может быть завершена только после начала другой.
Многие программы для управления проектами фокусируются только на создании зависимости «Завершение — Начало». Этот вид считается самым популярным.
Однако проекты в строительстве, производстве и других областях со сложным планированием ресурсов часто требуют визуализации других видов.
GanttPRO — надежная программа, которая позволяет командам работать с различными зависимостями.
Эту возможность высоко ценит Джордж Россл, менеджер по производству в компании A+ Construction Pro. Вот его мнение:
C GanttPRO я не теряю контроль над задачами и их сроками. Как только я создал связь, я уже спокоен, что ничего не забуду или потеряю.
Давайте рассмотрим все четыре вида зависимостей на реальных примерах. Вы увидите, как быстро и легко можно планировать их и управлять ими в GanttPRO.
Обратимся к сфере разработки мобильных игр.
Цель проекта — создание и внедрение нового героя для известной игры.
План работы состоит из разных задач и подзадач: от создания концепции до технической адаптации готового персонажа.
На первый взгляд эта работа может показаться простой. Но в реальности она требует значительных усилий и времени различных специалистов.
Рассмотрим возможные зависимости между задачами и примеры их использования в таком проекте.
Зависимость «Окончание — Начало»
Есть много разных сценариев использования этого вида зависимости. Он считается наиболее распространенным.
«Окончание — Начало» можно встретить как в сложных многоуровневых кампаниях, так и в простых краткосрочных проектах.
Такая зависимость указывает на то, что последующая задача не может начаться, пока предшествующая ей активность не будет завершена. Она отражает естественную логическую последовательность действий, где результат одной задачи становится предпосылкой для начала следующей. Обычно такая связь подразумевает жесткую, линейную структуру выполнения работы.
Теперь вернемся к проекту по разработке нового героя для мобильной игры, чтобы изучить возможные примеры.
Все они будут касаться задачи «Создание эскизов» и ее подзадач.
Пример: дизайнеры проекта могут начать показывать эскизы персонажа заказчику (2.6) только после того, как менеджер проекта утвердит их и назначит окончательную презентацию. (2.5)
Как создать зависимость «Окончание — Начало» в GanttPRO
GanttPRO отличается от других похожих программ тем, что позволяет добавлять зависимости на временную шкалу несколькими способами. Если один вариант по какой-либо причине не подходит, можно попробовать другой.
С возможностью быстрого перетаскивания вы можете создать зависимость «Окончание — Начало» за считанные секунды.
Вам просто нужно перетянуть маленький кружок с конца одной задачи и поместить его в начало другой. GanttPRO плавно соединит задачи, не теряя и не нарушая ничего рядом.
Также добавлять зависимости можно с помощью параметров задачи.
Есть несколько способов, чтобы открыть их:
- Наведя курсор на иконку с параметрами справа от названия задачи в сетке проекта и нажав на нее.
- Нажав на кнопку с тремя точками справа от названия задачи и выбрав «Параметры задачи».
- Дважды нажав по полоске конкретной активности на временной шкале.
В открывшихся параметрах вы увидите кнопку «Добавить зависимость».
Нажав на нее, вы откроете соответствующее меню, где можно выбрать нужную задачу из предложенного списка.
Останется выбрать вид «Окончание — Начало» и нажать «Сохранить».
Зависимость «Окончание — Окончание»
Еще один способ связать задачи в рамках проекта — использовать зависимость вида «Окончание — Окончание».
Такой вариант показывает, что вторая задача не может быть закончена, пока не будет завершена первая, даже если обе большую часть времени выполняются параллельно.
Важно подчеркнуть, что эта зависимость касается завершения задач, а не их начала. В отличие от первого варианта, активности могут выполняться одновременно, но их заключительные этапы синхронизированы.
Такая связь часто используется, когда необходимо координировать выполнение нескольких этапов работы, контроль качества или оформление документации, которые завершаются одновременно с самим процессом.
Рассмотрим это на примере.
Пример: менеджер проекта не может закончить проверку готовых эскизов (2.5), пока не будет завершена работа над позами и ракурсами. (2.4) Это происходит потому, что руководитель должен оценить все материалы перед окончательным утверждением.
Как создать зависимость «Окончание — Окончание» в GanttPRO
Как и в первом случае, описанном выше, GanttPRO позволяет пользователям устанавливать зависимость «Окончание — Окончание» двумя способами.
Простое перетаскивание позволяет делать это без лишних шагов.
Просто нажмите на кружок рядом с окончанием задачи и перетяните стрелку от него к окончанию другой задачи. Такая простота и доступность действий в программе высоко ценятся пользователями.
Если вы хотите добавить зависимость «ОО» с помощью параметров задачи, вам понадобится один из описанных выше способов их открытия.
После нажатия «Добавить зависимость» найдите соответствующее меню и выберите из списка задачу, с которой вы хотите создать связь. Нажмите на вид «Окончание — Окончание». Сохраните изменения.
Зависимость «Начало — Начало»
Теперь рассмотрим зависимость «Начало — Начало».
Ее используют, когда необходимо подчеркнуть взаимосвязь между задачами, где начало одной определяет начало другой.
В этом случае обе активности могут выполняться одновременно. Это принципиально отличает этот вид от более классического вида «Окончание — Начало».
Такую взаимосвязь можно часто увидеть на временных шкалах строительных проектов, где множество процессов могут выполняться параллельно. Она также широко используется в производственных проектах по принципу конвейера, а также в IT-разработке для организации одновременных процессов между разными командами.
В целом эта зависимость особенно эффективна в ситуациях, когда нужно сократить общую продолжительность проекта за счет параллельной работы и оптимизации использования ресурсов.
Это наглядно демонстрирует пример.
Пример: подготовка ракурсов и поз (2.4) может начаться сразу после старта разработки аксессуаров и костюмов (2.3). Это допустимо, поскольку дизайнеры могут одновременно экспериментировать с позами героя, используя существующие элементы костюмов.
Как создать зависимость «Начало — Начало» в GanttPRO
Установить такую зависимость на временной шкале в GanttPRO легко, перетянув начало одной выбранной задачи к началу другой.
Если вы предпочитаете альтернативный метод, откройте параметры задачи, нажмите «Добавить зависимость» и перейдите к соответствующему меню.
Откройте список с доступными задачами и выберите ту, с которой вы хотите создать зависимость. Выберите вариант «Начало — Начало».
Нажмите кнопку «Сохранить».
Зависимость «Начало — Окончание»
Наконец, вы можете связать задачи проекта с помощью зависимости «Начало — Окончание».
Она показывает, что предшествующая задача не может быть завершена, пока не начнется выполнение последующей.
Этот вариант используется не часто. Однако бывают проекты, где крайне важно своевременно менять рабочие смены или передавать обязанности. Также он полезен при переходе с какой-то старой системы на новую.
Многие считают, что зависимость «Начало — Окончание» усложняет планирование, поэтому избегают ее использования.
Однако у нас есть наглядный пример, иллюстрирующий этот вариант.
Пример: детализация выбранных силуэтов (2.2) может быть завершена только после получения обратной связи по эскизам (2.7). Это важно, поскольку даже незначительные замечания заказчика могут потребовать фундаментальных изменений.
Как создать зависимость «Начало — Окончание» в GanttPRO
Хотя этот вид зависимости довольно редкий в проектах, GanttPRO может визуализировать его без каких-либо проблем.
Здесь вы снова можете выбрать быстрый и простой метод перетаскивания.
Создавайте зависимости вручную, соединяя начало одной задачи с окончанием другой.
Можно использовать и второй способ добавления зависимости в GanttPRO, который также легко выбрать для вида «Начало — Окончание».
Откройте параметры задачи и нажмите «Добавить зависимость».
В соответствующем меню найдите задачу, с которой вы хотите создать связь. Выберите опцию «Начало — Окончание» и сохраните.
Такое разнообразие видов зависимостей позволяет добиваться четкой структуры и логики в выполнении задач. Пользователи GanttPRO имеют возможность работать с ними на профессиональном уровне.
Однако это не все, поскольку программа предлагает еще одну продвинутую возможность, связанную с зависимостями.
Бонус: задержки и наложения
Команды могут создавать и визуализировать рабочие процессы с еще большей точностью, добавляя задержки и наложения к зависимостям задач.
Это повышает эффективность использования ресурсов и обеспечивает более надежные сроки выполнения проекта.
Такая возможность — действительно ценный бонус, поскольку очень немногие программы позволяют работать с задержками и наложениями.
В проекте может быть так, что одна задача или подзадача в цепочке начинается не сразу после завершения предыдущей задачи. Это время задержки.
Также бывает, что следующая задача начинается, когда предыдущая еще не закончена. Это время наложения.
Даже при автопланировании GanttPRO позволяет добавлять промежутки между задачами или создавать наложения между ними за считанные секунды. Это означает, что если вы перемещаете группу задач на временной шкале, зависимости сохраняются в том виде, в котором они были настроены.
Вы можете установить время задержки или наложения для вашей задачи, нажав на зависимость.
Окно с настройками «Укажите необходимое смещение задачи» позволяет добавлять или уменьшать требуемые значения:
- Установить время наложения с помощью отрицательного значения (-).
- Установить время задержки, добавив значения (+), чтобы создать разрыв между задачами.
Время задержки или наложения рассчитывается на основе единиц планирования, установленных для вашего проекта (часы, дни, недели, месяцы).
Такая систематизация связей между задачами проекта, несомненно, положительно влияет на весь рабочий процесс.
Однако вы можете добиться еще большего, добавив на временную шкалу ключевые вехи.
Вехи
Фиксирование важных промежуточных результатов проекта показывает, что все идет по плану.
Веха проекта — еще один ключевой элемент в управлении рабочими процессами, который помогает делать план проекта более понятным и эффективным.
Это важная контрольная точка, после которой можно отмечать прогресс или подводить промежуточные результаты. Она помогает менеджерам отслеживать ход проекта и принимать обоснованные решения. С ее помощью они избегают чрезмерного углубления в детали и нюансы.
Вот еще несколько важных преимуществ использования вех:
- Помогают расставлять приоритеты в задачах. Ключевые вехи, как и зависимости, показывают связи между частями проекта и взаимоотношения между этапами. Если команда четко определяет такие контрольные точки, все без труда понимают, что будет дальше.
- Позволяют отслеживать сроки. Превращение главных результатов и важных событий в вехи проекта помогает любому участнику команды, желающему быстро получить общее представление о работе, увидеть, что происходит и когда.
- Помогают выявлять задержки и ошибки. Вехи мотивируют участников проекта периодически делать паузы и оценивать прогресс. Это помогает предотвращать ошибки и отслеживать ход работы.
- Мотивируют команды двигаться к своим целям. Успешно завершенная веха демонстрирует полученные результаты. Ощущение того, что работа выполняется и проблемы решаются, важно для поддержания морального духа команды.
Проект может включать любое количество вех в зависимости от объема работы.
Чаще всего такие контрольные точки определяют на этапе планирования и постановки целей проекта. Однако по мере выполнения работы обычные задачи могут также быть преобразованы в них.
Что может быть ключевой вехой проекта?
Вот наиболее распространенные случаи:
- Особо значимая задача. Она может означать завершение важной работы, влияющей на весь проект. Например, это может быть результат миграции данных.
- Критический срок. Это фиксированная дата, которую нельзя изменить. К примеру, окончание отчетного периода.
- Крупное событие. Такая веха отмечает значимое событие в рамках проекта, которое не является задачей. Типичные случаи — публичный запуск или встреча с инвестором.
- Точка принятия решения. Это относится к критическому решению, определяющему будущее направление проекта. Например, выбор партнера или поставщика.
- Факт получения/передачи чего-то. Такая веха означает получение какого-то компонента для проекта извне или передачу результата. Это может быть важное одобрение или поставка.
- Демонстрация или презентация. Такой вариант может означать представление результатов клиентам или инвесторам. Например, публичное объявление о продукте.
- Договорное обязательство. Такая веха может отражать даты, указанные в договорах, несоблюдение которых влечет за собой штрафы или юридические последствия.
В зависимости от конкретного проекта могут быть и другие случаи.
Один из лучших способов планирования и отслеживания ключевых вех проекта — использование диаграммы Ганта. Этот инструмент позволяет визуализировать процессы, устанавливать сроки и грамотно определять приоритеты.
В GanttPRO создание вех — простой процесс, который не занимает много времени.
Вот что о нем думает Ирина Свиридова, пользователь программы:
Диаграмма Ганта в GanttPRO — очень удобный инструмент для планирования и отслеживания результатов команды. Здесь достаточно просто составлять каскадную модель и отмечать вехи проекта.
Давайте рассмотрим эту возможность подробнее.
Как добавить вехи в проект в GanttPRO
К моменту создания вех в проекте уже должны быть добавлены задачи и подзадачи со всеми необходимыми датами и сроками. Это поможет сгруппировать действия по различным этапам работы.
При наличии понятной структуры вы можете легко обозначить ключевые вехи.
Для вашего удобства GanttPRO предлагает несколько способов сделать это.
Прежде всего, вы можете нажать одну из синих кнопок «Добавить веху» внизу списка задач.
Программа позволяет использовать такие кнопки для разных иерархических уровней: можно создать веху на том же уровне иерархической структуры работ, что и подзадачу, или на уровне сводной задачи.
В качестве альтернативы вы можете нажать на кнопку с тремя точками справа от задачи.
Выберите «Добавить веху» в появившемся меню. Ключевая точка будет находиться на том же уровне иерархической структуры работ, что и выбранная задача.
Также добавить веху можно непосредственно из временной шкалы.
Для этого нажмите правой кнопкой мыши на полоске определенной задачи и выберите «Добавить веху». Это позволит вам создать ее на том же иерархическом уровне.
Кроме того, в GanttPRO есть еще один способ, основанный на преобразовании обычной задачи/подзадачи в веху.
Нажмите три точки справа от названия нужной задачи. Затем выберите «Преобразовать в веху».
Эту опцию можно также найти, нажав правой кнопкой мыши на соответствующую полоску задачи на вашей диаграмме.
Не забудьте назвать вехи, если нужно. Их также можно перетаскивать, менять местоположение и устанавливать связи между ними.
В результате, после добавления зависимостей и вех, временная шкала проекта выглядит структурированной и понятной для всех участников.
Теперь вы знаете, что такое зависимости и вехи в проектах и как эффективно управлять ими в GanttPRO.
С этими возможностями вы сможете поддерживать логическую структуру временной шкалы и добиваться отличных результатов в работе.
Эффективное управление задачами и проектами
Создавайте планы проекта, визуализируя задачи, зависимости и вехи.
Попробуйте бесплатноОбеспечивайте согласованность задач и стабильность проекта с помощью зависимостей и ключевых вех
У проектов без четкой структуры и хорошо визуализированных планов мало шансов на успех.
Однако, если вы позаботитесь о создании логических зависимостей между задачами и добавлении вех, вы сможете легко организовать рабочий процесс и подготовить надежный график проекта.
Эти важные элементы делают временную шкалу более прозрачной и понятной. С их помощью вы можете координировать работу вовлеченных лиц, планировать реалистичные сроки, отслеживать прогресс и предоставлять заинтересованным сторонам качественный вид проекта.
В GanttPRO можно создавать зависимости и вехи без специальных навыков и усилий. Поэтому эти возможности так популярны как среди новичков, так и у опытных проектных команд.
Используйте их и управляйте проектами эффективно. Это поможет сделать планирование гарантией успешного бизнеса.