Как Использовать GanttPRO Для Управления Ресурсами

Управлять загрузкой на уровне проекта можно двумя способами: из соответствующей панели в нижней части экрана или во вкладке «Загрузка ресурсов» в верхнем меню.

Стоит отметить, что в обоих случаях можно управлять только загрузкой трудовых ресурсов (стоимость которых рассчитывается за час).

Как управлять загрузкой ресурсов из панели внизу проекта?

Панель с загрузкой ресурсов, расположенная в нижней части экрана, полезна, когда вам нужно одновременно видеть диаграмму Ганта, сетку проекта и загрузку активов.

Такая опция подходит для быстрого обзора. Вы можете развернуть или свернуть панель, нажав на соответствующую иконку под диаграммой Ганта.

С панелью «Загрузка ресурсов» можно:

• Просматривать список участников проекта.
• Открывать личные календари задействованных участников. Вы можете настроить их рабочие графики, выходные дни, исключения и другое.
• Выбирать, хотите ли вы видеть загрузку ресурсов для определенного проекта или для всех активностей.
• Определять отображение загрузки ресурсов в часах, задачах или процентах (если это было задано в настройках проекта).
• Увеличивать загрузку ресурсов для определенных участников проекта.
• Менять параметры масштабирования для отображения загрузки и другое.

Для обзора состояния загрузки ресурсов в GanttPRO используются определенные цвета:

• Красный означает перегрузку.
• Зеленый показывает оптимальное использование ресурсов.
• Белый означает, что пользователю не назначено никаких задач.

Наполовину заполненная ячейка показывает, что возможности участника команды используются не в полной мере.

Вы также можете увидеть красную иконку человечка. Она может находиться рядом с именем любого участника команды, которому назначено больше задач, чем можно выполнить.

Как управлять загрузкой ресурсов во вкладке Загрузка ресурсов? 

Если вам не нужно одновременно просматривать диаграмму Ганта, сетку проекта и загрузку ваших активов, можно использовать вкладку «Загрузка ресурсов», расположенную в верхнем меню.

Открыв ее, вы можете:

• Просматривать список всех участников проекта и неназначенные задачи.
• Настраивать режим отображения загрузки (часы, задачи или проценты).
• Выбирать временной диапазон для отображаемой загрузки ресурсов.
• Разворачивать загрузку для определенных участников проекта, нажав на стрелку развернуть/свернуть рядом с именем человека. Также это можно сделать, кликнув по ячейке загрузки ресурса.
• Открывать личные календари участников проекта для настройки рабочих графиков, выходных дней, исключений и т.д.
• Применять фильтры для поиска конкретной информации.
• Настраивать масштаб в соответствии с длительностью вашего проекта. 
• Делиться информацией о загрузке с заинтересованными сторонами и экспортировать ее для добавления в отчеты и презентации, а также многое другое.

Управление ресурсами на уровне аккаунта

Планирование ресурсов в множестве проектов — одна из многих причин, по которым команды выбирают GanttPRO. Это позволяет управлять работой максимально эффективно.

Вы можете отслеживать задачи коллег и контролировать ресурсы в разных проектах аккаунта. 

Подобная многозадачность может показаться сложной на первый взгляд, но GanttPRO справляется с ней без труда.

Давайте разберемся, как это работает.

Управление участниками команды и виртуальными ресурсами

Вкладка «Команда и ресурсы» поможет в планировании работы людей и виртуальных ресурсов в разных проектах. Она находится в «Настройках аккаунта» в левом нижнем углу.

Как и во вкладке «Люди» в верхнем меню, здесь тоже есть две вкладки: «Люди» и «Виртуальные ресурсы».

Сначала рассмотрим левую вкладку.

Нажмите кнопку «Пригласить по email», чтобы добавить новых пользователей в свой аккаунт.

В открывшемся окне вы можете ввести или вставить адреса электронной почты пользователей, которых хотите пригласить. При этом учитываются ограничения по доступным местам в вашей лицензии. 

Количество оставшихся мест легко отследить в правом верхнем углу окна. В нем также можно изменить роли в аккаунте для новых пользователей. 

Доступны следующие варианты:

• Владелец аккаунта.
• Администратор аккаунта.
• Участник аккаунта.
• Настраиваемая роль (для пользователей плана Enterprise).

При необходимости вы можете назначить их на любой проект прямо здесь.

После нажатия кнопки «Отправить приглашение» выбранные пользователи получат соответствующие электронные письма.

Подробнее об этом можно узнать из видео.

Таким образом, вы сможете видеть всех ответственных пользователей и не упускать из виду каждого участника команды.

На планах Business и Enterprise вы можете настраивать персональные календари для каждого пользователя и ресурса. Такие календари упрощают расчет трудозатрат и длительности задач, а также помогают управлять загрузкой и расходами.

Нажмите на необходимого вам пользователя, чтобы открыть его личную карточку. В ней справа можно выбрать «Персональный календарь».

Нажав на него, вы откроете новое окно, в котором сможете настроить рабочий график для этого пользователя (если этот график должен отличаться от графика остальных).

Также можно задать рабочие часы с 30-минутными интервалами и указать возможные исключения, такие как выходные, ненормированные рабочие дни и т. д.

Помимо работы с персональным календарем, в карточке можно отслеживать проекты, в которых участвуют пользователи, просматривать их права, фильтровать данные и многое другое.

Но иногда могут возникнуть ситуации, когда нужно удалить пользователей.

Если вы Владелец аккаунта, то вам доступна возможность удаления пользователей из всего своего аккаунта или из отдельных проектов.

Администраторы также могут делать это из аккаунта и из конкретных инициатив, в которых они участвуют (при наличии у них прав Владельца проекта или Администратора проекта). 

Пользователям плана Enterprise с соответствующими ролями и разрешением на управление ресурсами в аккаунте также доступна такая возможность.

Удалить участника можно двумя способами:

• Откройте раздел «Команда и ресурсы» в «Настройках аккаунта». Затем наведите курсор на определенного участника команды. Нажмите иконку «Удалить».
• В этом же разделе нажмите на интересующего вас пользователя. Откроется его персональная карточка. Нажмите иконку «Удалить» рядом с именем пользователя. Он получит соответствующее уведомление по электронной почте.

Однако есть еще один вариант. При удалении пользователей из аккаунта может потребоваться их конвертация в виртуальные ресурсы.

При этом вы не потеряете данные этих участников команды.

Выбрав такой вариант, вы получите виртуальный ресурс с тем же именем, что и у вашего пользователя. Все его действия будут переназначены новому ресурсу.

Напоминаем, что такая возможность доступна только в рамках плана Enterprise.

Теперь разберемся с другой вкладкой в «Команда и ресурсы», которая называется «Виртуальные ресурсы».

GanttPRO позволяет добавлять такие ресурсы в весь аккаунт.

Для этого найдите кнопку «+ Создать новый» во вкладке «Виртуальные ресурсы» и нажмите ее, чтобы добавить нужный ресурс.

Вы увидите окно, в котором можно ввести или добавить имя нового ресурса, выбрать цвет для его оформления и указать проект, в который вы хотите его добавить.

Если вы не выберете ни один проект, этот ресурс будет добавлен ко всему аккаунту. После этого вы сможете выбрать его из списка.

После завершения нажмите «Создать».

В GanttPRO можно добавлять неограниченное количество виртуальных ресурсов, независимо от плана. Однако это могут делать только Владелец аккаунта, Администратор аккаунта или пользователь плана Enterprise с настраиваемой ролью и соответствующим разрешением.

Поле «Поиск по названию ресурса» поможет, если у вас длинный список виртуальных ресурсов.

Кроме того, во вкладке «Команда и ресурсы» вы можете добавлять виртуальные ресурсы в свой аккаунт и в несколько проектов одновременно.

Нажмите на нужный виртуальный ресурс, чтобы открыть его карточку. Как и при добавлении реального человека, нажмите кнопку «+ Добавить в проект».

Затем в открывшемся окне выберите проект (или несколько проектов), в который вам нужно добавить этот ресурс. 

Нажмите «Выбрать все», если необходимо добавить его во все проекты сразу.

Строка поиска поможет вам найти нужный проект.

А что, если вы хотите удалить виртуальные ресурсы из своего аккаунта?

Прежде всего, это могут делать Владелец аккаунта, Администратор аккаунта или пользователь плана Enterprise с настраиваемой ролью и соответствующим разрешением.

Чтобы удалить виртуальный ресурс из аккаунта, оставайтесь во вкладке «Виртуальные ресурсы».

Выберите один из трех вариантов:

• Наведите курсор на ресурс, который вы хотите удалить, и нажмите «Удалить».
• Отметьте галочками необходимые ресурсы и нажмите «Удалить ресурсы». Стоит добавить, что с помощью этой опции вы можете удалить из аккаунта сразу несколько виртуальных ресурсов.
• Нажмите на определенный виртуальный ресурс. Откроется его личная карточка. Затем нажмите иконку «Удалить» рядом с именем этого ресурса.

После этого виртуальный ресурс удалится из вашего аккаунта и всех ему назначенных проектов и задач.

Управление загрузкой ресурсов

Может случиться так, что участник одного проекта перегружен, а у пользователя из другого проекта много свободного времени. В то же время целая команда, задействованная еще в одном проекте, занята не очень важными делами вместо того, чтобы сосредоточиться на критически важных задачах.

К счастью, в GanttPRO можно легко организовать и контролировать загрузку всех ресурсов, доступных в вашем аккаунте и во всех проектах.

В этом поможет вкладка «Загрузка ресурсов», расположенная на левой боковой панели. С ее помощью вы можете просматривать список всех участников команды и ресурсов, доступных в аккаунте.

Она предоставляет те же возможности, что и вкладка «Загрузка ресурсов», расположенная в верхнем меню.

В ней можно настроить фильтры и сохранить их для работы с определенными параметрами, такими как приоритеты, даты, статусы и т. д.

Обзор функционала GanttPRO для работы с ресурсами был бы неполным без упоминания возможности перетаскивания.

Перетаскивание позволяет горизонтально перемещать полосы задач по временной шкале, легко изменяя их даты начала и завершения для конкретного исполнителя. Вы также можете двигать задачи вертикально между участниками проекта, чтобы быстро переназначать их.

Однако помните, что если вы перемещаете задачу на ресурс, не являющийся участником выбранного проекта, она останется на своем исходном месте. Вы также увидите уведомление в правом верхнем углу. Оно сообщит о том, что исполнитель, которому вы пытаетесь переназначить эту задачу, не добавлен в этот проект.

Наконец, GanttPRO позволяет собирать информацию о ресурсах вашего проекта и создавать качественные отчеты. Это экономит время и предотвращает возможные проблемы в будущем.

Можно использовать разные отчеты, представленные в 3 основных категориях:

• Прогресс.
• Стоимость.
• Время на задачи.

Это все, что мы хотели рассказать об управлении ресурсами в GanttPRO.

Надежная программа для управления ресурсами

Планируйте ресурсы проекта, управляйте их загрузкой и улучшайте совместную работу.

Попробуйте бесплатно

Планируйте ресурсы проекта и эффектино управляйте ими с GanttPRO

Успех любого проекта во многом зависит от правильного распределения ресурсов. Неважно, насколько подробен ваш план. Без четкого понимания того, кто, что, когда и как будет делать, ваша инициатива обречена на срыв сроков, перерасход бюджета и внутренний хаос в команде.

GanttPRO справляется с любыми проблемами планирования ресурсов. Вы забудете о конфликтах в расписании, перегрузке работников и нерациональном использовании бюджета.

Популярная программа с диаграммой Ганта обеспечивает полную прозрачность распределения активов как на уровне конкретного проекта, так и во всем аккаунте. Она позволяет быстро корректировать планы при изменении обстоятельств.

Доверьте распределение ресурсов и управление загрузкой решению, которому доверяют команды во всем мире.