*Материал в значительной степени основан на переводе статьи автора workzone.com Джоша Спилкера (Josh Spilker).
Прежде чем вы приступите к прочтению статьи о повышении продуктивности работы, помните о простом правиле: будьте снисходительны к себе и своим ошибкам. Вы же не можете стать более продуктивным в мгновение ока.
Характерные вам на работе привычки формировались на протяжении долгих лет. Это могут быть как хорошие, так и плохие привычки; осознанные или подсознательные. Такие вещи нельзя взять и изменить всего за пару минут.
И все же небольшие шаги и изменения способны привести к внушительным переменам.
Как повысить продуктивность работы
1. Составьте обоснованный список задач
Не перегружайте себя. Часто списки дел оказываются бесполезной затеей по одной причине: люди любят все усложнять, пытаясь совместить несовместимые задания. Для выполнения некоторых задач требуется уйма времени, в то время как другие занимают всего лишь несколько минут. Именно это и создает дисбаланс в процессе распределения рабочего времени.
После этого очередной список важных дел превращается в средство прокрастинации и самобичевания. Почему? Потому что мы стараемся выполнить самые простые задания, постоянно отвлекаясь от выполнения важных и сложных задач.
2. Поставьте небольшие цели для каждой задачи
Начиная новый проект или получая новую задачу, вам может казаться, что вас ждет необъятный объем работы.
Как только вы научитесь разбивать такие задачи на более мелкие цели, вы почувствуете реальный прогресс и заметите, как каждая из целей дополняет выполненные ранее задачи.
Задайте себе вопросы: что потребуется для реализации вашего проекта? С кем вы должны пообщаться в первую очередь?
Выполните такую разбивку еще до того, как начнете планировать сроки выполнения. Вы поймете, какой объем времени займет каждый из этапов, и, следовательно, общее время на реализацию задуманного. Иногда то, что вам кажется большим и трудно реализуемым проектом, может оказаться простой задачей, и наоборот.
Воспользуйтесь специальными инструментами для постановки, разбивки и визуализации задач. Например, онлайн диаграммой Ганта.
Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO поможет вам в планировании задач и проектов, удобной разбивке и визуализации всех активностей и дат.
3. Сфокусируйтесь на одной задаче за раз
Как вы определяете задачу, имеющую высочайший приоритет? Как ваша организация расставляет приоритеты?
Вы используете цели и ключевые результаты (OKR)? Или, быть может, ключевые показатели эффективности (KPI)?
К примеру, одним из способов успешного выполнения работы является правило 90-90-1. Оно подойдет и в том случае, если вы управляете командой.
Принцип следующий: используйте первые 90 минут рабочего дня для выполнения самой важной задачи в течение 90 дней подряд. По мнению гуру мира HR Робина Шарма, это позволит вам сконцентрироваться на действительно важных делах еще до того, как день будет наполнен рабочими моментами и событиями. А еще вам не придется тратить все ваше рабочее время в течение дня на одну единственную задачу.
4. Выявите тенденции в распорядке
Определите ваши привычки и наиболее продуктивное время в течение дня. Используя систему отслеживания рабочего времени, четко понимая собственные привычки, вы можете полностью изменить то, как проходит ваш рабочий день.
Например, ежедневные собрания или разговоры у кофемашины могут отнимать час. Перераспределите время, и вы точно выполните больше работы за то же время.
В следующий раз, когда вы получите задачу, вы сможете четко оценить трудозатраты.
5. Правильно делегируйте
Одно дело — поставить задачу. И совсем другое — удостовериться в своевременном и качественном выполнении.
Воспользуйтесь инструментами для контроля выполнения задач и отслеживания прогресса. Инвестируйте немного времени в изучение такой программы, дайте время команде изучить ее, а затем просто начните в ней все планировать.
6. Визуализируйте действия и цели
Речь идет о списке дел с простой и понятной системой выполнения задач. Если вы заметили, что одна из задач влияет на ваш бизнес в большей степени, или вы понимаете, что она требует внимания на постоянной основе, отметьте это.
Записывайте не только результаты, но и планируемое количество действий.
Например, вы маркетолог. Вам нужно сделать твит или написать несколько записей в LinkedIn. Внесите это в список и обозначьте недельное количество. Все просто.
7. Определите 2 пиковых часа
К сожалению, не все современные компании учитывают такой важный аспект, как пик продуктивности работников.
Например, рабочий день в вашей компании начинается не ранее 09:00. А вот пик вашей продуктивности происходит раньше, с 6 до 8 часов утра. Или с 16:00 до 19:00 и после 20:00, когда коллеги уже уходят с работы. Вы уходите с ними, переносите задачи на утро, когда вы работаете не на максимуме.
Для решения этой проблемы найдите не менее 2 часов времени в течение дня, чтобы занять себя сложной работой, когда вы особо продуктивны. Оставшееся время потратьте для проведения встреч и выполнения менее важных задач.
8. Выберите одно задание и доведите его до конца
Наш день разбит на несколько часовых сегментов. Все индивидуально, но с большего, каждый час включает в себя примерно 45-50 минут рабочего времени. Мы назначаем встречи, которые начинаются в определенное время, после этого мы обедаем в течение часа или планируем звонок на строго определенное время. Непрерывная работа в течение 45 минут может показаться эффективным, хотя и крайне сложным вариантом решения проблемы.
Воспользуйтесь методом «Помидора», который предполагает использование 25-минутных блоков с 5-минутными перерывами. Как правило, после нескольких таких блоков следует более длительный перерыв в работе.
Метод «Помидора» позволяет избавиться от ненужных прерываний рабочего процесса, а также реально оценить время, которое потребуется для выполнения работы.
9. Отбросьте все лишнее
Знаете ли вы, что место работы напрямую влияет на качество труда? Речь идет не о степени современности офиса. Речь о рабочем месте. Вы сможете работать более эффективно, если не будете тратить целую уйму времени на поиск нужной вещи на столе или в компьютере.
Организуйте свою работу так, чтобы вас ничего не отвлекало.
10. Найдите время для прогулок и тренировок
Находите время, чтобы совершать не менее одной прогулки в течение дня. Прогуляйтесь вокруг парковки, пройдитесь по улице или парку.
Прогулки поспособствуют правильной работе сердечно-сосудистой системы: повысят эффективность работы, улучшат внимание и помогут бороться со стрессом.
11. Анализируйте
Если вы отвечаете за реализацию нескольких проектов, не торопитесь. Возьмите паузу, оцените, что работает, а что – нет, где важна приоритизация, а что требует незамедлительного вмешательства.
Время, которое уходит на анализ, – это реальный инструмент, который позволяет идти вперед к новым целям.
12. Используйте правило 2 пицц для проведения встреч
Совещания и встречи отрицательно сказываются на скорости вашей работы, особенно в тех случаях, когда команды из 30 человек собираются для «мозгового штурма». В большинстве случаев известно, что на них будет происходить. Выступать будут все те же лица. А молчуны будут молчать.
Теоретически, если вам потребуется больше 2 пицц, чтобы накормить всех на совещании, то вы пригласили слишком много людей. У вас не будет достаточно времени для дискуссии. Вы не сможете услышать достаточное количество новых идей.
Большое количество приглашенных лиц совершенно не означает, что вы получите много новых идей или сможете решить проблему гораздо быстрее. Такой подход значительно усложняет рабочий процесс в целом: коллеги не заинтересованы в обсуждении, и не чувствуют себя нужными.
13. Группируйте похожие задачи
Постоянно переключаясь между разными задачами, мы сознательно тормозим себя. Мы разгоняемся и тормозим. Мы открываем и закрываем. Мы начинаем и заканчиваем. Каждое из этих действий мешает сконцентрироваться на работе. В результате, мы отвлекаемся и попросту забываем о том, какая задача была первостепенной.
Решение можно найти в объединении схожих задач в небольшие группы. Не стоит отвечать на одно письмо и бежать заниматься другими вещами. Отправьте ответы для всех получателей и забудьте про электронную почту на несколько часов.
14. Откажитесь от выполнения нескольких задач одновременно
Постоянно переключаясь между задачами, мы попросту устаем, тратя энергию мозга на постоянную смену рабочей атмосферы. В результате, вы не просто не повышаете эффективность работы, а бегаете на одном месте, не успевая решить ни одной задачи.
Для того чтобы отказаться от многозадачности, воспользуйтесь специальными приложениями, которые не дают переключаться между окнами. Именно так вы сможете не отвлекаться на другие дела.
15. Рассказывайте о задачах
Для тех, кто работает в команде, это кажется очевидным. Например, автоматическая система управления проектами позволяет получать уведомления о новых заданиях сразу же после завершения текущих дел.
Но представьте, что вам нужно отчитываться за выполнение ежедневных задач. Найдите того, кому вы доверяете. Такой человек должен поддерживать вас, а не попрекать ошибками. Вам нужен вдохновитель.
Вы можете выбрать начальника в качестве такого лица. Но на эту роль гораздо лучше подойдет кто-то из ваших коллег. Кроме того, вы можете помочь ему или ей так же, как они помогают вам.
16. Просите помочь
Умные люди просят о помощи. У коллег, друзей, в службе поддержки по телефону или в чате. Вы потратите несколько минут. В долгосрочной же перспективе это позволяет сохранить уйму ценного времени.
17. Работайте с естественным освещением
Некоторые исследования показывают, что эффективность и внимательность повышаются при работе в условиях естественного освещения. Солнечный свет – одна из основных причин, почему офисы с естественным освещением пользуются повышенным спросом.
Кроме того, солнечный свет влияет на биологические часы, отвечающие за степень усталости.
А как вы повышаете продуктивность работы? Делитесь опытом в комментариях ниже.