Pour manger un éléphant entier, il faut y aller une bouchée à la fois. Cette idée, bien que banale, est en réalité l’une des plus importantes pour la gestion de projet. En effet, une décomposition bien pensée de votre projet est la voie même vers son achèvement efficace dans les délais fixés. Dans ce domaine, l’outil le plus efficace est le WBS, qui est depuis longtemps devenu l’un des instruments de planification les plus essentiels.
Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un WBS, pourquoi il est utile dans le travail, selon quels principes il faut effectuer la décomposition, ainsi que comment et où créer un WBS efficace.
- Comment définir un WBS ?
- Les avantages d’application le WBS en gestion de projet
- Principes à utiliser pour faire un WBS de projet
- Exemple d’utilisation du WBS
- Comment visualiser le WBS ?
- Le moment clé dans la structure de découpage de projet (WBS)
Comment définir un WBS ?
Qu’est-ce qu’un WBS ?
Le WBS (OTP) d’un projet signifie Work Breakdown Structure — c’est une représentation du projet sous forme de résultats concrets devant être atteints pour réaliser les objectifs du projet.
En termes simples, grâce à la décomposition structurelle de toutes les tâches, le chef de projet peut diviser de grands projets complexes en petites parties simples, beaucoup plus faciles à contrôler.
Le WBS repose également sur une visualisation claire de votre plan de projet. Par exemple, vous pouvez diviser le projet en blocs principaux — de grandes tâches principales, qui seront elles-mêmes subdivisées en sous-tâches, et ainsi de suite.
Au final, vous obtenez un schéma hiérarchique qui reflète l’ensemble des travaux du projet et qui est transparent pour votre équipe et pour les parties prenantes. Pour mieux comprendre le principe d’une structure de répartition du travail, vous pouvez consulter un article avec des exemples de WBS.
Les avantages d’application le WBS en gestion de projet
Il vaut la peine de prêter attention à la décomposition structurelle, ne serait-ce que parce qu’elle offre avant tout une vision claire et précise de l’ampleur des travaux. Cela signifie que le chef de projet peut évaluer de manière adéquate les ressources nécessaires pour atteindre les résultats — temporelles, financières, humaines — et communiquer ces informations au client ou à l’équipe.
Selon Indeed, le WBS peut stimuler la productivité et l’efficacité de tous les intervenants. Cette approche aide également à élaborer la stratégie du projet. En effet, grâce au WBS, vous obtenez une séquence de travaux claire et visuelle, avec les délais et les responsables pour chaque tâche et étape du projet.
En travaillant avec le modèle, l’utilisateur comprend ce qu’il doit faire pour atteindre les résultats et faire un bon planning. Il peut également estimer combien cela coûtera (en argent, en personnes, en délais, en autres ressources).
Il est important de souligner que dans la gestion du projet le WBS sert principalement à représenter les résultats du projet, et non ses tâches.
Il s’agit de l’hiérarchisation de ce qui doit être obtenu au cours du projet, avec un accent non pas sur le processus de travail, mais sur ses résultats.
C’est pourquoi le client ou son représentant, ainsi que toute l’équipe, participent à l’élaboration du WBS, ce qui permet d’assurer une compréhension commune des résultats du projet (à chaque niveau) et de son envergure.
Principes à utiliser pour faire un WBS de projet
Les principes pour faire un organigramme technique de projet sont les règles selon lesquelles un projet est «décomposé» en ses éléments constitutifs. Il existe bien sûr de nombreuses façons de procéder, mais il y a néanmoins des règles générales qui s’appliquent indépendamment du principe de décomposition choisi.
- Il faut inclure dans le schéma tout ce qui peut influencer le résultat du projet. Si une tâche n’est pas mentionnée dans le WBS, on peut considérer qu’elle n’existe pas dans votre projet non plus.
- Hiérarchie : il est nécessaire que votre projet soit clairement structuré et que chaque sous-élément n’ait qu’un seul «élément parent.»
- Les blocs eux-mêmes doivent être équivalents et autonomes, et il est également important que chaque bloc ait un résultat mesurable, car le WBS doit refléter les résultats du projet et non les tâches elles-mêmes.
- Les blocs de travail doivent être décomposés jusqu’au niveau des tâches simples.
Un WBS prêt à l’emploi aide à comprendre quelles tâches et quels résultats sont les plus importants, et ce pour quoi nous nous féliciterons une fois cette partie du travail accomplie.
Comment décomposer les tâches pour un bon WBS
Puisque le WBS est essentiellement une hiérarchie de votre projet, une question logique se pose : comment le décomposer exactement et selon quel principe. Il ne peut y avoir de réponse universelle ici, mais le principe le plus important est que ce soit compréhensible pour vous et votre équipe.
Dans l’ensemble, il existe plusieurs méthodes classiques de regroupement, parmi lesquelles on peut distinguer :
- Décomposer le projet en tâches en fonction des étapes de son cycle de vie — par phases. Si votre projet suit un processus bien établi depuis longtemps et que son résultat final est également clair, c’est la méthode la plus simple et efficace.
- Concentrez-vous sur les principaux résultats du projet, puis décomposez-les. Il sera important ici de déterminer ce qui est au centre de l’attention et prioritaire dans le projet externe.
Si votre projet nécessite une délimitation stricte des zones de responsabilité, il est préférable de construire le WBS selon la structure organisationnelle — c’est-à-dire de déterminer les blocs principaux en fonction du participant responsable : client, sous-traitant, etc.
Le projet peut également être décomposé par échéances, source de financement ou domaines techniques (par exemple, quelles tâches relèvent du marketing et quelles tâches relèvent du développement, etc.).
Dans le contexte du WBS, les travaux désignent des produits ou des résultats livrables, qui sont le fruit des opérations, mais pas les opérations elles-mêmes.
Jusqu’à quel niveau de détail faut-il aller dans le WBS ?
Laisser des blocs trop grands sans une décomposition appropriée peut entraîner une incompréhension de la véritable situation du projet. Alors qu’un excès de détail comporte également ses propres difficultés. Lorsque le projet est trop fragmenté, il devient plus difficile à contrôler, car trop d’éléments attirent l’attention.
Le critère le plus simple pour vérifier que vous avez atteint le niveau le plus bas du WBS est la possibilité d’assigner une tâche spécifique à un seul exécutant pour réaliser le paquet de travail indiqué. Si plusieurs exécutants sont impliqués et qu’il est impossible d’en désigner un seul comme responsable, il faut alors poursuivre la décomposition.
Exemple d’utilisation du WBS
Le chef de projet peut réaliser la décomposition lui-même ou faire appel à son équipe. Pour obtenir un schéma hiérarchique des travaux, il faut suivre plusieurs étapes. Supposons que nous travaillions sur un projet de construction.
La première étape consiste à déterminer le résultat à atteindre. Il est important de le définir clairement — par exemple, “la construction d’un chalet”. À cette étape, il faut décrire clairement l’idée : quel type de chalet, quelles sont nos exigences pour le projet.
Ensuite, il s’agit d’identifier les résultats nécessaires pour atteindre les objectifs, c’est-à-dire les principales étapes du travail. Ce premier niveau correspond aux blocs clés, sur lesquels se construit la hiérarchie de toute la structure.
La WBS peut être appliquée aux livrables du projet dans n’importe quel domaine, mais probablement l’un des principaux livrables et l’un des domaines clés où la WBS est indispensable sera la construction. Imaginons que nous voulions construire un chalet.
Voici les points essentiels pour notre product breakdown structure.
- Effectuer la préparation du site.
- Acheter les ressources.
- Phase de construction proprement dite.
- Ensuite, phase de nettoyage.
- Et enfin, remise des livrables.
Maintenant, pour chacune de ces étapes de travail, nous allons énumérer les tâches elles-mêmes. Un paquet de travail est l’élément minimal du WBS, qui peut être évalué et mesuré de manière réaliste, puis confié ultérieurement à un exécutant spécifique.
En général, c’est le paquet de travail qui est ensuite décomposé en opérations et tâches, c’est pourquoi la profondeur de décomposition (le nombre de niveaux entre le premier et le dernier) est déterminée par le gestionnaire lui-même, en fonction des exigences du projet, des règles de l’entreprise et du besoin de détail. La décomposition se fait de manière itérative, afin qu’il soit plus facile de savoir quand s’arrêter.
On fait le WBS par phases donc chaque étape de travail doit être détaillée en tâches, et pour chacune d’elles, il faut définir une date limite. Sur la base de ces dates limites, il est possible de déterminer les délais de livraison de chaque bloc et du projet dans son ensemble.
Lorsque nos blocs sont prêts, nous devons désigner les responsables. À ce stade, il faut analyser la charge de travail et la disponibilité de l’équipe — et répartir les tâches entre les collaborateurs.
N’oubliez pas que nous parlons ici non pas des tâches de projet, mais des résultats — ce qui doit être accompli à cette étape.
Maintenant, visualisez le WBS. Présentez le WBS sous forme de structure hiérarchique, par exemple un diagramme de Gantt ou un arbre, afin de visualiser clairement la structure des travaux.
Comment visualiser le WBS ?
L’un des éléments les plus importants du WBS est la visualisation obligatoire de la hiérarchie que vous avez obtenue. Il existe de nombreuses façons de le faire, mais le critère principal dans le choix reste votre confort d’utilisation. Cependant, si vous souhaitez en savoir plus sur les outils spécialisés pour créer un WBS, vous pouvez consulter ce tutoriel. Voici néanmoins quelques options classiques.
- Structure en contour. Il s’agit simplement d’une liste numérotée : le premier niveau de décomposition est le niveau 1, le deuxième est 1.1, le troisième est 1.1.1, après on a le niveau 2, 2.1. etc. Dans la liste, tous les éléments sont disposés les uns sous les autres et identifiés par leur numéro.
- Liste des tâches dans un tableau. C’est une méthode assez simple pour hiérarchiser vos tâches et elle convient pour des projets peu complexes qui impliquent des processus linéaires. L’essentiel est de bien le présenter.
Dans la première colonne, on inscrit les noms des blocs, des tâches et des sous-tâches. Dans les colonnes suivantes — les dates de début et de fin des processus, le temps consacré, les noms des responsables et d’autres données. Un tel tableau peut être réalisé avec des outils très basiques, comme Excel par exemple. Mais pour le suivi du projet, ils ne sont plus aussi efficaces.
- Structure arborescente. Il s’agit d’une visualisation d’un tableau hiérarchique sous la forme d’un arbre inversé. Sa « racine » est le nom du projet. De celle-ci partent des « branches » — les tâches et sous-tâches. On peut la dessiner dans des services spécialisés — Creately, Draw.io, Microsoft Visio etc.
- Le diagramme de Gantt en ligne est une représentation très claire de votre projet, qui montre à la fois quand les tâches seront réalisées et combien de temps elles prendront.
Le diagramme peut être créé dans un tableau classique, par exemple dans Excel ou dans Microsoft Project. Cependant, il reste préférable d’utiliser pour cela un outil de gestion de projet spécialisé, qui facilitent considérablement le travail et automatisent toutes les modifications apportées au projet — par exemple GanttPRO.
On peut créer un WBS avec des post-it sur un tableau, dans des applications de visualisation (par exemple Miro), dans des tableaux (tableau kanban), des outils de gestion de tâches, des documents texte ou tout autre type de document pratique pour la création et la modification.
L’essentiel est que toutes les phases et tous les composants, c’est-à-dire l’ensemble du travail à accomplir et des tâches à accomplir, soient reflétés dans cet outil. Vous choisissez l’outil avant tout pour faciliter la gestion et pour que cela se déroule efficacement. C’est justement pour cela qu’il vaut mieux se tourner vers des outils basés sur le diagramme de Gantt. Mais si vous souhaitez approfondir ce sujet, vous pouvez consulter l’article sur les meilleurs logiciels WBS.
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Inscrivez-vous gratuitementLe moment clé dans la structure de découpage de projet (WBS)
Le plus important dans la définition d’un organigramme des tâches est le résultat du travail sur les tâches que nous identifions et discutons. Autrement dit, nous n’essayons pas de formuler immédiatement un titre précis ou un cahier des charges pour la tâche ou la attribuer. Avant tout, nous déterminons et consignons nos attentes : « Que voulons-nous obtenir à chaque niveau ? »
L’objectif de la structure WBS est d’obtenir une vision complète du projet, et non de résoudre la planification d’un seul coup. C’est pourquoi, lors de la création et de la visualisation de votre WBS, l’essentiel n’est pas de tenter de définir simultanément les résultats et d’indiquer les dépendances ou autres détails du projet, mais de se concentrer sur les principaux résultats et de les décomposer.
Il n’existe pas de réponse universelle quant au niveau de détail auquel il faut décomposer les tâches ; il convient de se baser sur la pertinence et l’adaptabilité à votre projet.
Foire aux questions
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Il existe plusieurs façons de traduire WBS. Très souvent, les chefs de projet préfèrent utiliser cette abréviation anglaise qui signifie Work Breakdown Structure. Cependant, il existe aussi un équivalent purement français — Structure de découpage du travail (SDT) ou Structure de répartition des tâches (SRT). On trouve également très souvent que le WBS est appelé Organigramme des tâches.