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Meilleures alternatives à Excel : un regard neuf sur les tableurs classiques

Ljubov Silantjeva
meilleures alternatives a Excel

Excel est depuis longtemps devenu un outil familier dans l’arsenal de tout professionnel. Peu importe la taille de votre entreprise ou le poste que vous y occupez, absolument tout le monde a, d’une manière ou d’une autre, déjà eu affaire à Excel et possède au moins quelques notions de son fonctionnement. Même si vous ne l’avez jamais utilisé à des fins professionnelles, chacun l’a sûrement employé au moins une fois pour ses besoins personnels.  

C’est justement là que réside la principale force d’Excel : les gens continuent de le choisir et d’y revenir, parce que c’est un outil familier, qui ne provoque ni stress ni incompréhension lorsqu’on l’utilise. Pourtant, même ceux qui utilisent Excel régulièrement ne se servent souvent pas de toutes ses fonctionnalités. 

Néanmoins, laisser la gestion de ses activités entièrement à Excel peut s’avérer une décision assez imprudente, susceptible de vous faire perdre du temps, des ressources et de l’argent.

Le marché propose depuis longtemps de nombreuses alternatives intéressantes à Excel, capables d’améliorer considérablement l’efficacité de votre travail. Dans cet article, nous verrons pourquoi il peut être utile de chercher une alternative à Excel, sur quels critères se baser pour faire son choix, et nous présenterons les options les plus intéressantes disponibles aujourd’hui.

Pourquoi chercher une alternative à Excel

Puisque Excel est un outil familier et reconnaissable pour presque tout le monde, beaucoup pensent qu’il n’est pas forcément judicieux de lui chercher une alternative — cela demanderait trop de temps, notamment pour apprendre à utiliser une nouvelle application. 

Cependant, cette façon de penser peut, avec le temps, vous coûter très cher. Examinons maintenant les principaux problèmes auxquels se heurte quelqu’un qui décide de ne pas chercher d’alternative à Excel. 

Perte de temps 

Excel possède en effet de nombreuses fonctionnalités, et si vous le souhaitez, vous pouvez l’utiliser à son plein potentiel. Cependant, pour presque chaque fonctionnalité qu’il propose, il existe déjà sur le marché une alternative bien plus performante et développée. 

Ce qui peut prendre beaucoup de temps à réaliser dans Excel peut être fait en un seul clic sur d’autres plateformes, ce qui signifie qu’en restant sur Excel, vous perdez avant tout votre temps de travail.

Dans cette vidéo, nous montrons de manière concrète comment les actions les plus simples, mais pourtant essentielles à la gestion de projets, peuvent prendre beaucoup de temps si vous restez sur Excel, et comment il est possible de résoudre ce problème. 

Imaginez que vous ne souhaitez pas seulement noter une liste de tâches, mais organiser la chronologie d’un projet afin de le rendre clair et lisible, tant pour vous que pour des tiers. Excel possède toutes les fonctionnalités nécessaires pour cela. Cependant, une action aussi simple vous prendrait énormément de temps, alors qu’un autre outil pourrait le faire pour vous en un rien de temps.

Manque de sécurité 

On peut parler de la sécurité dans Excel à deux niveaux. Au niveau de votre entreprise, tout d’abord : en partageant un fichier Excel, vous ne pouvez pas suivre qui a fait quelles modifications et à quel moment. Et c’est justement cette fonctionnalité qui peut un jour s’avérer cruciale.

Même pour de petits projets, il est absolument nécessaire d’avoir un historique des modifications et une « biographie » de votre projet, ce qui peut être utile à chaque étape.

Regardez à quel point il peut être pratique d’avoir sous les yeux tout l’historique de votre projet. Cela peut vraiment devenir une information très précieuse.

De plus, pour ceux qui accordent de l’importance à la sécurité des données, il vaut vraiment la peine de réfléchir à une alternative à Excel. Vos données peuvent être stockées soit localement sur votre  ordinateur, soit dans le cloud.

Si vous préférez tout conserver sur votre appareil, cela peut être une bonne solution — mais seulement tant qu’il ne lui arrive rien. Dans le cas contraire, vous risquez de perdre tout votre travail. 

Si, en revanche, vous choisissez de stocker vos données dans le cloud, celles-ci sont alors envoyées sur les serveurs de Microsoft, qui sont répartis dans des centres de données à travers le monde.

Pour les utilisateurs européens, les fichiers sont généralement stockés dans des centres de données en Europe, et Microsoft souligne qu’il respecte le RGPD (la loi européenne sur la protection des données). Cependant, si la sécurité des données est une priorité pour vous, il est clairement conseillé de chercher une alternative qui mette l’accent sur le stockage local des données. 

Mauvais reporting 

Tout projet est réalisé pour plusieurs parties prenantes. Il ne suffit pas que travailler dans Excel vous soit pratique.

Il doit également être pratique pour que les tiers, à qui vous souhaitez présenter le projet, puissent rapidement et clairement comprendre à quelle étape il en est et quels résultats il produit.

Regardez comment les applications modernes peuvent être efficaces et visuelles pour une fonctionnalité aussi essentielle. 

Pour cela, il est nécessaire de faire du reporting, et c’est précisément ici qu’Excel risque de vous limiter. Vous ne pouvez pas générer les rapports automatiquement, ce qui signifie que la simple création d’un reporting sur le travail déjà accompli vous prendra une grande partie de votre temps de travail.

Les alternatives modernes à Excel mettent justement l’accent sur le reporting, en le rendant, premièrement, automatique, et deuxièmement, clair et pratique pour tous les participants au projet.  

Faible collaboration 

Lorsqu’on travaille sur un projet, la collaboration est indispensable. Bien sûr, pour communiquer, on peut utiliser des outils externes, mais même eux ne sont pas aussi efficaces lorsqu’on travaille avec Excel.

Il ne propose pas d’outils essentiels à la collaboration, tels que le partage de fichiers, les forums de discussion ou diverses intégrations. Alors que dans un outil moderne, cela va de soi et ne prend qu’un seul clic ! 

En fait, Excel exclut pratiquement toute possibilité de discuter rapidement et de manière visuelle du projet et de ses modifications.

Si l’échange d’informations est important pour vous et que votre projet évolue constamment, les fonctions de communication deviennent indispensables, et même des outils externes ne pourront pas en assurer toute l’efficacité. Tôt ou tard, l’information se perdra dans des fils interminables.

Il vaut donc mieux se tourner dès le départ vers un outil qui offre toutes les fonctionnalités nécessaires : export, intégrations, partage, ou même qui sert de plateforme pour la communication via chats ou vidéoconférences.  

Interface faible  

En parlant de l’interface, Excel possède indéniablement un avantage : son interface est familière à presque tout le monde. Cependant, ses avantages s’arrêtent là, et Excel est largement dépassé par des programmes capables de proposer une interface claire et intuitive pour présenter un projet.

Vous pouvez vous habituer à travailler avec des tableaux Excel, mais souvent, un projet doit être partagé avec des tiers qui ne souhaitent pas perdre de temps à entrer dans les détails. Une bonne application offre immédiatement une vue claire et compréhensible du projet, dont la prise en main ne demande pas beaucoup de temps.

De plus, vous pouvez expérimenter et choisir le type de projet qui vous convient le mieux. Si vous avez un petit projet et que votre objectif est de montrer l’ensemble des tâches dans leur globalité, un tableau Kanban sera une excellente solution. 

En revanche, si vous voulez montrer comment les tâches sont interdépendantes et s’influencent les unes les autres, il vaut définitivement la peine de se tourner vers un diagramme de Gantt. 

Excel est capable de produire des vues similaires, mais cela vous prendra beaucoup de temps. Vous pouvez consulter notre tutoriel sur comment faire un diagramme de Gantt dans Excel pour vous en rendre compte. En revanche, une application axée sur la visualisation le fera automatiquement. 

Alternative à Excel en gestion de projet

Selon QuestionPro, le domaine de la gestion de projet et des produits peut accroître les bénéfices de 34,2 %, ce qui montre que de plus en plus d’entreprises prennent conscience de la nécessité de disposer d’un outil fiable pour le product management.

Dans ce sens, Excel est évidemment largement dépassé, car il ne possède même pas les fonctionnalités de base qu’un bon outil devrait offrir. Le plus important qu’un outil fiable en gestion de produit doit vous offrir, c’est un gain de temps. Tout doit fonctionner automatiquement et être clair et lisible.

Pour ne pas rester dans le vague, prenons un exemple concret et voyons comment les limites d’Excel décrites ci-dessus peuvent être efficacement et rapidement résolues grâce à un outil pratique et adapté à la gestion de projet. 

GanttPRO 

Imaginons que nous voulons réaliser un petit projet avec quelques tâches interdépendantes et le partager avec des collègues.

Dans GanttPRO, qui se base sur le diagramme de Gantt en ligne, tout commence de manière très simple : ajouter des tâches et des sous-tâches ne prend pas beaucoup de temps. Mais le plus pratique ici, c’est que chaque tâche est immédiatement présentée sous une forme qui vous convient : vous pouvez voir sa date de début et de fin. Combien de temps elle prend, vous pouvez également immédiatement définir sa priorité, indiquer son degré d’avancement à l’instant présent et qui en est responsable. 

De plus, tous ces champs sont personnalisables, ce qui signifie que vous décidez vous-même quelles informations et combien d’informations vous souhaitez voir pour vos tâches. 

Vient ensuite une phase importante pour le projet : montrer comment les tâches sont liées les unes aux autres. C’est quelque chose qu’Excel ne peut pas vous offrir, alors qu’il est très fréquent qu’un retard ou un problème sur une tâche affecte immédiatement toute la chaîne de tâches et finisse par retarder le projet.

Montrer les dépendances entre les tâches dans un bon outil doit être facile, d’autant plus que, quoi qu’il arrive à une tâche, l’outil prend automatiquement en compte les tâches qui en dépendent. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de tout retenir dans votre tête, mais simplement de faire confiance à votre « assistant ».    

Lorsque votre projet est construit et que vous souhaitez le partager avec des tiers, c’est un jeu d’enfant. La fonction d’export est configurée de façon à ce que GanttPRO vous propose une présentation claire et intuitive de votre projet, que vous pouvez envoyer à des tiers. Excel ne dispose pas d’une telle fonctionnalité.      

De plus, vous pouvez expérimenter et appliquer différents types de vues pour votre projet. Par exemple, dans GanttPRO, il existe également un tableau Kanban, mais pour presque tous les projets, le diagramme de Gantt reste l’option la plus visuelle. 

Ainsi, en passant simplement à un autre outil, vous bénéficiez immédiatement de nombreuses fonctionnalités et réalisez un gain de temps considérable. De plus, GanttPRO est capable de gérer de grands projets comprenant des centaines de tâches, et dans ce cas, toutes les fonctions d’automatisation deviennent indispensables. 

Avantages : 

Voici ce que le Dr Rüdiger, directeur de la recherche et du développement en Allemagne, dit à propos de GanttPRO.