Chaque projet, indépendamment de sa spécificité, passe par certaines phases définies. Elles sont appelées le cycle de vie du projet.
Il ne s’agit pas d’un concept purement théorique, mais d’un outil pratique auquel le chef de projet peut se référer pour mener son projet à bien de manière efficace.
Dans cet article, nous verrons ce qu’est le cycle de vie d’un projet, quelles phases il comprend et nous examinerons un cas pratique d’application. Nous montrerons également comment mieux visualiser un projet afin que tous les détails soient pris en compte.
- Qu’est-ce que le cycle de vie d’un projet ?
- Les phases essentielles du cycle de vie d’un projet
- Cycle de vie d’un projet: Cas pratique
- Cycle de vie du projet pour une gestion de projet réussie
Qu’est-ce que le cycle de vie d’un projet ?
Le cycle de vie d’un projet est la succession des étapes que traverse un projet, quelle que soit sa spécificité ou la méthode de gestion employée.
Chaque projet nécessite sans aucun doute des approches individuelles adaptées à chaque cas. Cependant le cycle de vie de toute initiative reste universel, et le suivi rigoureux de cette structure simple à utiliser vous aidera à mener le projet efficacement jusqu’à sa réussite.
Objectifs du cycle de vie d’un projet
Le cycle de vie d’un projet aide à :
- Comprendre clairement les ressources existantes et la manière de les exploiter
- Gérer les risques, anticiper les difficultés et réagir rapidement
- Créer une communication transparente entre les membres de l’équipe de projet et le client
L’objectif principal du cycle de vie d’un projet est avant tout de transmettre les informations générales du chef de projet à la direction ou aux parties prenantes, de simplifier les processus au sein des équipes et d’assurer une gestion efficace du projet.
Visualisation du cycle de vie d’un projet
Le cycle de vie de votre projet n’est pas un outil théorique, mais un outil pratique en project management. Il ne sera réellement efficace que si chaque étape est consignée, et il est préférable de le faire dans un espace de travail unique.
Il existe de nombreux outils collaboratifs où l’on peut efficacement formaliser le cycle de vie d’un projet. Vous pouvez recourir à des outils simples tels qu’un tableau de bord ou une liste, mais le plus visuel reste le diagramme de Gantt.
Il ne s’agit pas seulement de consigner tous les accords nécessaires, mais aussi de les visualiser de manière à ce qu’ils soient compréhensibles par n’importe quel participant au projet, quel que soit son niveau d’implication.
Grâce au diagramme de Gantt, vous pourrez également :
- Voir les dépendances et les jalons
- Suivre la charge de travail de chaque membre de l’équipe
- Interagir avec l’équipe
- Faire la gestion des imprévus
- Générer des rapports
- Exporter des fichiers dans des formats populaires
- Gérer des portefeuilles de projets
- Partager les plannings
- Créer des calendriers de travail et personnels
- Et bien plus encore
Les phases essentielles du cycle de vie d’un projet
En général, le cycle de vie d’un projet comporte cinq phases :
Ces phases sont universelles : elles ne dépendent ni de l’ampleur du projet, ni de sa spécificité, bien qu’elles puissent partiellement se chevaucher.
Examinons maintenant ces phases plus en détail et voyons comment elles peuvent être consignées dans un diagramme de Gantt en ligne avec GanttPRO.
Initiation
Avant de lancer le projet et d’entreprendre des actions concrètes, il faut passer par la phase d’initiation. Cette phase est cruciale pour le succès de l’ensemble du projet.
Selon Blog Gestion de Projet, 70 % des organisations admettent avoir connu un échec de projet. C’est un chiffre considérable, et pour ne pas faire partie de cette statistique, il faut consacrer beaucoup de temps aux premières étapes de la planification, car elles posent les bases de l’ensemble du projet.
La phase d’initiation sert à :
- Clarifier les objectifs initiaux et les attentes de toutes les parties prenantes
- Comprendre la faisabilité du projet
- S’assurer que cet objectif conduit chaque partie vers le résultat souhaité
- Se synchroniser avec tous les participants au projet
- Identifier les points de désaccord potentiels du côté des exécutants
Cette phase est consacrée à la discussion, à l’analyse et à une communication transparente, dont l’objectif principal est de comprendre quelle tâche incombe à l’équipe et si votre idée permettra de résoudre le problème.
Il ne faut pas sous-estimer cette étape. Il est important de définir les objectifs dès le début du projet. C’est un pas important qui permettra de rendre votre projet transparent pour tous. Pour cela, il est nécessaire de consigner tous les accords.
Voyez à quel point cela peut être clair sur un diagramme de Gantt.
Après avoir atteint des accords, il est nécessaire de consigner les principaux points et décisions dans la charte du projet, c’est-à-dire un document formel, relativement concis, qui décrit le projet.
Planification
Une fois les objectifs définis et les accords conclus, il est possible de passer à la planification du projet. On l’appelle aussi la feuille de route du projet — c’est en fait un document auquel chaque participant peut se référer à tout moment pour rester informé de l’avancement.
Lors de la planification, il est très important de répondre aux questions suivantes :
- Pourquoi des ressources doivent-elles être allouées au projet et quels problèmes le projet résout-il exactement ?
- Quelles actions sont nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques?
- Qui est responsable des tâches spécifiques et quelles sont ses responsabilités ?
- Quand le projet sera-t-il achevé et quels sont ses jalons principaux ?
Les attendus doivent être clairs pour toutes les parties prenantes.
Tout cela peut être représenté de manière très claire sur un diagramme de Gantt. Il est idéal pour la planification de toutes les phase du projet et le suivi de l’avancement.
À ce stade, grâce au diagramme de Gantt, vous pouvez :
- Créer des tâches et des sous-tâches
- Les assigner à un ou plusieurs exécutants
- Gérer les ressources virtuelles
- Créer des dépendances et des jalons
- Suivre l’avancement de chaque tâche
- Gérer la charge de travail de chaque membre de l’équipe
- Créer des calendriers personnels
- Partager le planning via un lien
- Générer des rapports
- Travailler avec des portefeuilles de projets
- Exporter le planning dans des formats populaires
Exécution
À ce stade, toutes les erreurs et omissions commises lors de l’initiation et de la planification se révèlent.
La principale tâche du chef de projet est d’organiser les processus de manière à ce que le travail de toutes les équipes soit lancé de manière synchronisée, que chacun sache quelles tâches accomplir et qu’elles soient réalisées correctement.
Grâce au diagramme de Gantt, le suivi de tout cela est très simple. Pour chaque tâche, vous pouvez assigner un ou plusieurs responsables, et si un membre de l’équipe est surchargé, cela sera également visible.
De plus, en ayant un plan de projet clair sous les yeux pendant l’exécution, vous pouvez déjà établir des dépendances entre les tâches des différentes équipes.
Contrôle
À cette phase, le chef de projet vérifie dans quelle mesure l’équipe respecte le plan initial et fournit un retour d’information.
Les modifications du plan à ce stade sont tout à fait normales, car au cours de l’exécution du projet, toutes les circonstances imprévues ou non prises en compte se révèlent. La tâche du chef de projet à la phase de contrôle est de les ajuster.
Pour cela, un outil comme le diagramme de Gantt peut être très utile. Il met en évidence de manière très claire les risques potentiels, les retards possibles par rapport aux délais, ainsi que la surcharge éventuelle des membres de l’équipe.
Clôture
À la phase de clôture du projet, il est temps de partager et documenter les résultats.
À cette dernière étape du cycle, le diagramme de Gantt peut également se révéler très utile. Il présente le projet dans son ensemble de manière claire et, si vous l’utilisez dans GanttPRO, vous pouvez également exporter facilement le projet pour le présenter à d’autres.
À la fin du projet, on effectue également un travail sur les erreurs et on centralise la documentation dans un dépôt unique afin d’y accéder facilement à l’avenir.
Cycle de vie d’un projet: Cas pratique
Voyons à titre d’exemple comment utiliser le cycle de vie d’un projet en project management. Rappelons une fois de plus qu’il peut s’appliquer absolument dans n’importe quel domaine et pour tout type de projet.
Dans notre cas, imaginons que nous travaillons à la construction d’un chalet.
Initiation
Cette étape est consacrée à la discussion du projet. Il est préférable de commencer par ce qui suit :
- Objectif (comprendre pourquoi et quoi exactement nous construisons)
- Formation de l’idée (pour soi, pour la location ou à des fins d’investissement)
- Définition des exigences pour le chalet (surface, style, capacité d’accueil)
- Budget prévisionnel
- Identification des principaux participants au projet (le sponsor du projet, l’architecte, les consultants, les sous-traitants potentiels)
Planification
Une fois l’objectif validé, on commence à élaborer le plan du projet:
- Élaboration de la conception architecturale
- Création de la documentation du projet
- Établissement du calendrier de construction
- Détail du budget
- Plan des achats
- Plan de gestion des risques
- Plan de communication
- Plan de contrôle qualité
Résultat final : nous devons disposer d’un projet approuvé, d’un plan de mise en œuvre et d’un calendrier de réalisation.
Exécution
À cette étape, nous passons à l’exécution des tâches concrètes. Chaque tâche doit respecter les spécifications établies,par exemple :
- Préparation du terrain
- Coulage des fondations
- Élévation de la structure du bâtiment
- Montage de la toiture
- Installation des systèmes techniques (plomberie, électricité, chauffage)
- Travaux de finition
- Aménagement extérieur
- Achat et installation du mobilier
Le développement du projet est souvent itératif pour s’adapter aux changements et le chef de projet doit piloter l’avancement de manière efficace. Mais les demandes de changement doivent être documentées et évaluées.
Tout cela est mieux suivi à l’aide d’un diagramme de Gantt. On y voit parfaitement les tâches, leurs dépendances et qui en est responsable.
Contrôle
Les délais prévus et réels sont comparés, les dépenses du budget sont suivies et la qualité des travaux réalisés est vérifiée.
À cette étape, il est également possible d’apporter des modifications au workflow, aux tâches et aux ressources.
Objectif principal de cette phase:
- Contrôle du budget
- Suivi des délais
- Contrôle de la qualité des travaux
- Vérification de la conformité au projet
- Gestion des changements
- Gestion des risques
Clôture
Lorsque le projet est terminé et que le chalet est prêt à accueillir les invités, il est également nécessaire de finaliser tous les aspects administratifs et organisationnels.
Clôturer le projet signifie :
- Réception finale de l’ouvrage
- Apport de modifications si nécessaire
- Clôture de la documentation
Comme vous le voyez, une structuration claire de votre projet est facilement possible grâce au diagramme de Gantt dans GanttPRO. Quelle que soit la taille de votre projet ou le secteur dans lequel vous évoluez, le diagramme de Gantt vous aidera à mettre en place un cycle de vie de projet efficace.
Découvrez ce que Thi Thuy Phuong H., Remote Business Analyst dit de son expérience avec cet outil.
GanttPRO est l’un des outils de gestion de projet les plus conviviaux et visuellement intuitifs que j’ai jamais utilisés. Il me permet de créer des diagrammes de Gantt clairs et détaillés en quelques minutes et aide toute mon équipe à rester alignée sur les délais, les dépendances et les priorités.
Cycle de vie du projet pour une gestion de projet réussie
Savoir maîtriser le cycle d’un projet est essentiel pour sa réussite. Un suivi clair et la répartition du projet en ces phases principales vous aideront à mieux gérer le projet et à anticiper les difficultés et les risques.
L’essentiel est de ne pas tout porter seul sur vos épaules, mais de faire appel à un assistant fiable pour la planification, par exemple GanttPRO.
Avec lui et ses puissants diagrammes de Gantt, vous bénéficierez de la meilleure visualisation possible du projet ainsi que de tous les outils nécessaires pour le contrôle et la planification.
Le diagramme de Gantt le plus puissant
Découvrez le meilleur diagramme de Gantt du marché et rendez votre planification plus efficace.
Inscrivez-vous gratuitement.FAQ sur le cycle de vie d’un projet
-
Le cycle de vie d’un projet se compose des phases suivantes : l’initiation, la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture. Toutes ces phases ne doivent pas rester un simple outil théorique, mais être mises en pratique grâce à une visualisation efficace. Un bon exemple est le diagramme de Gantt, qui offre une représentation claire du projet et de son avancement, tout en facilitant la gestion de projet.