Was sind Meilensteine im Projektmanagement?
Projektmanagement-Meilensteine sind wichtige Ereignisse, die für das ganze Projekt von Bedeutung sind. Man benutzt sie, um den Fortschritt zu bewerten und zu zeigen, wie sich ein Projekt den gesetzten Zielen nähert.
Meilensteine helfen Projektmanagern den Status von unterschiedlichen Projektphasen verfolgen und immer auf dem Laufenden bleiben. Zum Beispiel zählt eine Digital-Marketing-Agentur mit 25 Jahren Erfahrung die Frage über Projektmanagement-Meilensteine zu einer der wichtigsten Fragen, die Manager Ihren Kunden am Anfang des Projektes stellen sollten.
Der Erfolg beim Einsetzen von Meilensteinen liegt darin, diese deutlich auszuzeichnen. Sie können dies z.B. bei Gantt-Diagramm ausführen und dann mit Gantt-Diagramm-Meilensteinen an Ihrem Projekt arbeiten. Mehr dazu jedoch weiter.
Lassen wir uns keine Zeit mehr verlieren und Projektmanagement-Meilensteine ausführlich untersuchen.
Was könnte ein Meilenstein sein?
- Interne Daten (Startdatum des ganzen Projektes, Start/Ende jeder Projektphase, Meetings usw.).
- Wichtige Termine.
- Unterzeichnungen.
- Externe Ereignisse und Daten.
Jetzt wissen Sie einige Hauptfakten, deshalb lassen wir uns zu mehr grundlegenden Sachen übergehen, und zwar zur Definition der Meilensteine im Projektmanagement.
Wie kann man Projektmanagement-Meilensteine definieren?
Bei der Projektplanung beginnen Sie sofort mit mehreren Meilensteinen. Schätzen Sie ihre Enddaten und vergleichen Sie sie mit aktuellen Endterminen. Bleiben Sie jedoch vorsichtig und verwechseln Sie Projektmanagement-Meilensteine nicht mit Zielen und Zielvorgaben.
Unterschied zwischen Projektmanagement-Meilensteinen und Aufgaben
Jedes Projekt besteht aus Aufgaben, die eine bestimmte Zeit in Anspruch nehmen. Projektmanagement-Meilensteine entsprechen den Umständen, die auf Fortschritt hinweisen.
Damit Sie den Unterschied besser verstehen, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Ist es ein wesentlicher Punkt in meinem Projekt, der den Fortschritt anzeigt?
- Wird es den Endtermin beeinflussen?
- Ist es ein Ergebnis?
- Brauchen Stakeholder es zu überblicken?
Wenn Sie „Ja“ auf alle von diesen Fragen geantwortet haben, ist es ein Meilenstein für Projektmanagement, keine Aufgabe.
Projektmanagement-Meilensteine im Vergleich zu Zielen
Jedes Ziel ist eine Sache, die Sie in der Zukunft erreichen möchten. Die Eröffnung eines neuen Geschäfts ist z.B. das Ziel Ihres Unternehmens. Der Weg zum Erreichen dieses Ziels umfasst mehrere Aufgaben, die in Meilensteine unterteilt sind.
Projektmanagement-Meilensteine sind keine Projektphasen. Phasen bestehen aus mehreren Aufgaben, während Meilensteine im Projektmanagement als Kontrollzeichen zwischen einer Stufe und der nächsten dienen. Sie haben keine Zeitdauer.
Projektmanagement-Meilensteine gegen Leistungen
Aufgaben führen zu Projektleistungen. Falls Sie eine Parfümerie leiten, könnte die Kreation einer neuen Parfümkollektion als eine Leistung gelten. Projektmanagement-Meilensteine zeichnen den Abschluss aus, sie sind Ereignisse fürs Feiern der Leistungserreichung.
Die Bedeutung von Meilensteinen im Projektmanagement
Warum könnten Meilensteine beim Projektmanagement für Sie nützlich sein?
Projektmanagement-Meilensteine stellen viele Vorteile zur Verfügung. Die Vorteile unten fallen meistens ins Gewicht.
Mit Meilensteinen wissen Sie immer Ihre Termine
Jedes Projekt hat Termine, und nicht jeder im Team muss über jeden Termin bewusst sein. Wenn Sie Hauptergebnisse in Projektmanagement-Meilensteine im Zeitplan umwandeln, wird jeder bei Bedarf eine Top-Level-Darstellung des Fortschritts bekommen. Es ermöglicht Ihnen auf einen Blick zu verstehen, was im Projekt vorgeht.
Meilensteine helfen Ihnen Stolpersteine und mögliche Verzögerungen erkennen
Peter Hobbs hat betont: „Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager davon nichts weiß.“ Projektmanagement-Meilensteine helfen Ihnen solches Drama vermeiden, denn sie Sie zwingen, innezuhalten und den Fortschritt regelmäßig zu bewerten.
Meilensteine tragen zum Erstellen eines klaren Plans bei
Dank der Bezeichnung der Meilensteine beim Projektmanagement werden Sie einfacher alle Ihre Aufgaben vorausplanen. Ihre Investoren, Führungskräfte und Stakeholder brauchen möglicherweise nicht jedes einzelne Detail zu kennen. Wenn Sie sich genug darum kümmern, einen Plan zu erstellen und Projektmanagement-Meilensteine anzugeben, lassen Sie allen Ihren Projektzeitplan einfach und schnell begreifen.
Ein Beispiel von Meilensteinen im Projektmanagement
Keine Sorge, wir werden Sie nicht mit einem komplizierten Projektmanagement-Beispiel von Meilensteinen verwirren. Denn wir haben ein prächtiges bei typischem Marketingprojekt entdeckt.
Sie können Projektphasen nach kritischen Ereignissen aufteilen, nach solchen wie z.B. die Bestimmung der Zielgruppe oder die Bestätigung des Vertriebsplans. Genau diese wesentlichen Ereignisse können Sie als Projektmanagement-Meilensteine kennzeichnen. Sie werden Ihnen helfen alle Stufen des Projektlebenszyklus markieren: Definition, Planung, Realisierung und Abschluss.
Andere Beispiele von Projektmanagement-Meilensteinen sind folgende:
- Start- und Enddaten für Projektphasen.
- Die wichtigsten Meetings oder Veranstaltungen.
- Bestätigungen von Stakeholdern.
Bei dem robusten Projektmanagement-Online-Tool GanttPRO, das auf Gantt-Diagrammen basiert, können Sie eine typische Gantt-Diagramm-Vorlage für Marketingprojekt und andere Branchen für Sie schon fertiggestellt herausfinden.
Wie kann man Projektmanagement-Meilensteine erstellen?
Jetzt haben Sie eine klare Vorstellung über typische Projektmanagement-Meilensteine. Aber wie kann man sie erstellen, um danach zu verwenden? Lassen wir uns beobachten, wie das Erstellen von Gantt-Diagramm-Meilensteinen bei dem robusten Online-Gantt-Diagramm-Tool GanttPRO mit allen notwendigen Anfangsschritten erfolgt.
Sie können sagen, ein Gantt-Diagramm sieht wie etwas aus einem Sci-Fi-Film aus. Zum Glück ist es nicht über GanttPRO.
Wie können Sie Gantt-Diagramm-Meilensteine in GanttPRO erstellen
Projektmanagement-Meilensteine werden in GanttPRO, einer Gantt-Diagramm-Software, ausführlich dargestellt. Bevor Sie jedoch alle Meilensteine skizzieren, müssen Sie einige Anfangsphasen für die Projekterstellung durchlaufen. Erinnern wir uns kurz an sie.
1. Bestimmen Sie ein Projektziel
Sie können kaum ohne Ziel und Zielvorgaben an einem Projekt arbeiten. Deutlich definierte Vorgaben werden Ihnen zeigen, wie Sie Ihr Ziel erreichen können.
2. Erstellen Sie ein Projekt
Alles, was Sie für Projektanlegen in GanttPRO brauchen, ist ein Konto bei diesem Tool. Auf der Seite „Ein neues Projekt erstellen“ benannt füllen Sie die verlangten Felder aus. So einfach und schnell.
3. Gliedern Sie Ihr Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben
Am besten planen Sie Ihr Projekt, wenn Sie es in Aufgaben und Unteraufgaben ordnen. Das ist der letzte empfohlene Schritt, nachdem Sie endlich Ihre Projektmanagement-Meilensteine hinzufügen können.
Mit dieser Handlung werden Sie alles organisieren und Ihr Projekt einfacher zu verfolgen machen. Der Online-Gantt-Diagramm-Ersteller ermöglicht es Ihnen, sogar ein massives Projekt in kleinere Abschnitte einzuteilen. Jede Aufgabe auf der Zeitachse hat eine integrierte Statusleiste, damit Sie das Projekt rund um die Uhr verfolgen können.
Um eine neue Aufgabe oder Unteraufgabe zu erstellen, klicken Sie einfach Eine Aufgabe/Unteraufgabe hinzufügen auf Ihrer Zeitachse und legen Sie alle erforderlichen Parameter fest.
Das war’s, jetzt sind Sie damit fertig und bereit, Gantt-Diagramm-Meilensteine für Ihr Projektmanagement anzulegen.
4. Bezeichnen Sie Projektmanagement-Meilensteine im Gantt-Diagramm
Wenn Ihr Projekt eine durchsichtige Struktur besitzt, können Sie alle Aufgaben anordnen und nach verschiedenen Projektphasen gruppieren. Heben Sie die kritischen Aufgaben hervor, fügen Sie die Aufgaben hinzu, die die Zustimmung von Stakeholdern benötigen. Dann können Sie Projektmanagement-Meilensteine einsetzen.
Sie haben zwei Wege, um Meilensteine für Ihr Gantt-Diagramm nur mit ein paar Klicks beizutragen.
Sie können auf drei Punkte von der Zeile mit Aufgabeneinstellungen rechts klicken und dann Einen gleichgeordneten Meilenstein hinzufügen oder Einen untergeordneten Meilenstein hinzufügen.
Oder Sie können direkt die Taste Einen Meilenstein hinzufügen antippen.
Sie können Gantt-Diagramm-Meilensteine für Ihr Projektmanagement benennen, per Drag-and-drop ziehen und ihre Daten ändern. Sie sind sogar fähig, Abhängigkeiten zwischen Meilensteinen und Aufgaben, und auch zwischen verschiedenen Projektmanagement-Meilensteinen, zu setzen.
5. Stellen Sie Abhängigkeiten zwischen Gantt-Diagramm-Aufgaben und Meilensteinen bei Bedarf fest
Wenn Sie alle Aufgaben und Meilensteine bei Ihrem Gantt-Diagramm-Beispiel eingegeben und geplant haben, können Sie noch Abhängigkeiten zwischen diesen hinzufügen, indem Sie auf die erscheinenden weißen Kreise klicken. Ziehen Sie einfach die Abhängigkeitslinie zu Aufgaben und Projektmanagement-Meilensteinen, mit denen Sie verknüpfen möchten.
6. Laden Sie Personen ein und weisen Aufgaben zu
Beim Verwenden der Aufgabeneinstellungen können Sie die am Projekt beteiligten Personen einladen und ihnen Aufgaben zuweisen.
7. Exportieren Sie Gantt-Diagramme mit Meilensteinen
Nachdem können Sie Ihr Projekt mit allen Ihren Aufgaben, Meilensteinen und Abhängigkeiten aus GanttPRO exportieren, indem Sie erweiterte Optionen benutzen. Machen Sie Ihre Projekte immer greifbar beim Umwandeln Ihrer Gantt-Diagramme in PNG, PDF, XML oder Excel.
Vielleicht scheint es, dass wir Ihnen alle Basishandlungen, die Sie mit Projektmanagement-Meilensteinen in GanttPRO unternehmen könnten, schon gezeigt haben. Dieser Online-Gantt-Diagramm-Ersteller bietet jedoch viele andere spannende Möglichkeiten und Funktionen an. Das einzige, was bleibt, alle diese Eigenschaften selbst zu testen und zu genießen, wie benutzerfreundlich das Programm ist.
Wie können wir jetzt alles zusammenfassen?
Sie werden jetzt kaum die Bedeutung von Projektmanagement-Meilensteinen unterschätzen, denn sie sind Schlüsselereignisse, die Ihren Projekterfolg definieren. Meilensteine unterstützen Teams beim Verfolgen des Projektfortschritts und dienen als Kontrollpunkte, die alle Teammitglieder auf ihren Gesamtzielen konzentriert halten.
Um von Projektmanagement-Meilensteinen am meisten profitieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt gut strukturiert und organisiert ist. Erstellen Sie Online-Charts, um Ihre Arbeit einfach zu planen. GanttPRO wird Ihre Sorgen über Projektmanagement-Meilensteine und andere Projektbedürfnisse für sich nehmen.
Übersetzt von Yuliya Belisava.