Das Arsenal der Projektmanagement-Tools ist ohne Meilensteine unvollständig. Dieses wichtige Instrument hilft Projektteams dabei, festzulegen, was getan werden muss, um ihre Ziele zu erreichen und ihre Produktivität zu steigern.
Das Vorhandensein von Beispielen für Projektmeilensteine fördert die richtige Synergie zwischen Ihrem Team und gewährleistet die gewünschten Projektergebnisse.
Im Folgenden finden Sie Beispiele für Meilensteine im Projektmanagement, die Ihnen helfen werden, ihre Rolle und ihren Zweck in vielen Branchen und Bereichen besser zu verstehen. Doch zunächst wollen wir kurz einige theoretische Grundlagen durchgehen.
Inhalt:
- Was ist ein Meilenstein?
- Was sind die Beispiele für Meilensteine?
- Meilensteine in der Anfangsphase.
- Meilensteine in der Projektmitte.
- Meilensteine der Endphase.
- Beispiele für Projektmeilensteine und Ergebnisse.
- Wie man Meilensteine in GanttPRO erstellt.
Was ist ein Meilenstein in einem Projekt?
Ein Meilenstein ist ein spezifischer Fortschrittspunkt auf Ihrem Projektzeitplan. Dieser Kontrollpunkt hebt den erfolgreichen Abschluss wichtiger Aufgaben und Ereignisse innerhalb Ihres Projekts hervor.
Meilensteine sind keine Ereignisse, wie viele sie definieren. Das Project Management Institute (PMI) weist darauf hin, dass sie beschreiben sollten, was Sie erreichen möchten und wann Sie dorthin gelangen. Viele Menschen vermeiden jedoch dieses Maß an Präzision. Wenn sie Meilensteine als Ereignisse definieren, lenkt das ihre Aufmerksamkeit von dem ab, was das Projekt tatsächlich liefern soll.
Warum Projektmeilensteine?
Projektteams streben danach, Meilensteine zu erreichen, um die Arbeit rechtzeitig abzuschließen und die restlichen Ziele zu erreichen. Sie verwenden sie, um einen Zeitplan in Phasen zu unterteilen und den Gesamtfortschritt zu kennzeichnen.
Diese Kontrollpunkte werden typischerweise in der Planungsphase festgelegt. Sie helfen dabei, das Projekt in überschaubare Abschnitte zu unterteilen und alles zu systematisieren, sodass das Team sich weniger überwältigt oder gestresst fühlt.
Sie sind auch hilfreich, wenn Sie einen Projektplan von Grund auf neu erstellen möchten. Sie ermöglichen einen klaren Zeitplan, der alle wichtigen Ereignisse umfasst, die im Verlauf zu erwarten sind.
Meilensteine helfen, potenzielle Engpässe zu erkennen. Wenn die Fristen nicht eingehalten werden, können Manager herausfinden, warum das so ist und welche Hindernisse das Team möglicherweise hat, die den gesamten Prozess aufhalten.
Da das Verständnis von Konzepten und Werkzeugen durch praktische Beispiele besser gelingt, empfehlen wir Ihnen, sich näher mit den am häufigsten verwendeten Beispielen für Meilensteine im Projektmanagement zu beschäftigen.
14 Beispiele für Meilensteine im Projektmanagement
Es gibt verschiedene Meilensteine für verschiedene Projekte und Branchen, von Bauprojekten bis hin zum IT-Sektor.
Zu den am häufigsten verwendeten Meilensteinen im Bauprojektmanagement zählen:
- Kundenfreigabe.
- Ausschreibung des Bauvertrags.
- Sicherstellung der Genehmigungen.
- Sicherstellung der Finanzierung.
- Erwerb eines Grundstücks.
Wenn Sie nach Beispielen für Meilensteine der Softwareentwicklung suchen, werden Sie in der Tat die Fälle finden, die damit zusammenhängen:
- Sammlung von Anforderungen.
- Planung vor der Entwicklung.
- Unterstützung.
- Qualitätssicherungs-Tests.
- Benutzerakzeptanztests.
- Bereitstellung.
Darüber hinaus setzen Projektteams diese Kontrollpunkte in verschiedenen Branchen wie:
- Bildung.
- Technologie.
- Eventmanagement.
- Finanzdienstleistungen.
- Gesundheitswesen.
- Recht.
Egal, wie groß oder klein Ihr Projekt ist, hier sind einige wichtige Beispiele für Projektmeilensteine, die Sie festlegen können, um Ihr Team auf Kurs zu halten.
Wir werden sie in folgende Gruppen unterteilen:
Meilensteine in der Anfangsphase
1. Projektgenehmigung
Die Projektgenehmigung ist typischerweise der erste wichtige Kontrollpunkt im Lebenszyklus eines Projekts.
Wenn Sie die Genehmigung von der Geschäftsführung und den Stakeholdern erhalten, haben Sie das „grüne Licht“, um mit Ihrer Arbeit zu beginnen. So kann es in der GanttPRO Online-Gantt-Diagramm visualisiert werden.
2. Planung
Ein Projektplan umfasst alle wichtigen Details, von den Hauptzielen bis hin zu Zeitplänen. Diese können regelmäßigen Anpassungen unterliegen. Es ist jedoch entscheidend, sie umzusetzen, damit alle Teammitglieder verstehen, wie sie ihre endgültigen Ziele erreichen können.
3. Finanzierung
Wenn Teams ein Projekt starten, müssen sie sicherstellen, dass ausreichende Mittel zur Verfügung stehen, um alle erforderlichen Aufgaben durchzuführen. Darüber hinaus ist es entscheidend, alle Teammitglieder für ihre Arbeit angemessen zu entschädigen.
Sie sollten auch genügend Mittel sichern, um unerwartete Änderungen abzudecken, die Kosten verursachen können.
4. Genehmigung des Designs
Bevor die Designprozesse beginnen, möchten die Kunden in der Regel über die Erwartungen hinsichtlich der voraussichtlichen Überarbeitungen und der dafür benötigten Stunden informiert werden.
Sie werden sich sicherer fühlen, wenn sie verstehen, was getan wird und warum es so ist. Wenn Sie die Stakeholder einbeziehen, können Sie leichter Feedback erhalten und den Genehmigungsmeilenstein viel schneller erreichen.
5. Einstellung von Einzelpositionen
Ein weiteres wichtiges Meilensteinbeispiel ist die Einstellung von Personen für kritische Rollen.
Die Suche nach neuen Talenten für Ihr Unternehmen ist ein wichtiger Schritt, der zu den nächsten Projektphasen führt. Während des Einstellungsprozesses müssen Sie die Personalbedarfe identifizieren, geeignete Interviewfragen stellen und Meilensteine für jede offene Stelle festlegen.
6. Schulung
Dieses Beispiel umfasst Aktivitäten, um die Teammitglieder besser auf das Projekt vorzubereiten. Zum Beispiel den Wissenstransfer an das Betriebsteam.
Sie können Schulungsaktivitäten mit Ihrem internen Team durchführen oder externe Experten hinzuziehen, wenn spezielles Wissen erforderlich ist.
7. Lieferantenverträge
Viele Projekte in verschiedenen Branchen erfordern externe Anbieter. Das zwingt die Manager dazu, den Markt zu recherchieren und zu analysieren, um die beste Wahl zu treffen.
Sobald die Bedürfnisse identifiziert sind, senden sie Ausschreibungsanfragen an mehrere Anbieter, in denen die Zusammenfassung, Anforderungen und der Nachweis des Konzepts aufgeführt sind. Wenn die Antworten eingehen, können die Meilensteine für jeden Anbieterplatz abgehakt werden.
Meilensteine in der Projektmitte
8. Überprüfung der Projektanforderungen
Bevor das Projekt genehmigt wird, sollte Ihr Team einen Meilenstein wie die Überprüfung der Projektanforderungen in Betracht ziehen. Für diesen Meilenstein müssen Sie den Plan sorgfältig mit Ihren Kunden durchgehen und Dinge wie Folgendes berücksichtigen:
- Die Anzahl der Personen, die im Team aufgenommen werden sollen.
- Das Budget.
- Die Gesamtdauer.
- Die wesentlichen Ressourcen, die Sie von Anfang bis Ende benötigen, usw.
Wenn all diese Details festgelegt sind, wird Ihr Team eine bessere Vorstellung davon haben, was auf dem Weg zu erwarten ist.
9. Abschluss kritischer Aufgaben
Manchmal setzen Teams Meilensteine, um sich auf kritische Aufgaben zu konzentrieren, die abgeschlossen werden müssen.
Vergessen Sie nicht, dass Aufgaben die Bausteine Ihres Projekts sind. Einige von ihnen benötigen länger für den Abschluss als andere. Daher unterscheiden sie sich von Meilensteinen, da diese Kontrollpunkte keine Dauer zugewiesen haben und bestimmte Aufgaben gruppieren.
10. Erreichen von KPIs
KPIs sind Key Performance Indicators. Sie stellen messbare Ziele dar, die helfen, die Gesamtleistung von Projekten zu verfolgen.
Als Beispiel können KPIs tatsächliche Kosten, ROI (Return on Investment), Ressourcennutzung usw. umfassen. Diese Kennzahlen müssen umsetzbar und klar sein und ermöglichen die Erfolgsmessung.
11. Feedback von Stakeholdern erhalten
Sicherzustellen, dass Ihre wichtigsten Stakeholder genügend Zeit haben, um ihr Feedback zu teilen, ist ebenfalls ein tatsächliches Beispiel für Checkpoints.
Ob es sich um eine Führungskraft oder einen Kunden handelt, ist es entscheidend, ihr Feedback zu berücksichtigen. Möglicherweise müssen Sie Ihre Meilensteine anpassen, um sicherzustellen, dass das Projekt voranschreitet (unabhängig davon, ob das Feedback negativ oder positiv ist).
Meilensteine der Endphase
12. Testphasen
Viele Projekte im Ingenieur- oder Bausektor müssen Test- und Bewertungsphasen durchlaufen.
Diese Phasen beinhalten die Überprüfung aller Systeme, wie IT, Elektrik und Sicherheit. Sie können entweder einen einzigen Meilenstein mit mehreren Aufgaben für jeden Test festlegen oder wichtige Punkte auswählen, um den Prozess für alle einzelnen Systeme zu trennen.
13. Behebung von Mängeln
Während der Tests können zahlreiche Probleme auftreten. Neue Meilensteine können geplant werden, um Anpassungen vorzunehmen oder mögliche Mängel zu beheben.
Mängel können das Design, die Materialien oder die Qualität betreffen. Es gibt auch versteckte Mängel, die erst Jahre nach Abschluss des Projekts entdeckt werden können.
14. Abschlussgenehmigung
Wenn Ihr Team das Produkt fertiggestellt und getestet hat, scheint alles bereit zu sein. Aber eilen Sie nicht zu einer Feier.
Es wäre besser, sich darum zu kümmern, wie Sie das Projekt den wichtigsten Stakeholdern präsentieren. Wenn es alle Anforderungen erfüllt, werden Ihre Stakeholder es genehmigen.
Beispiele für Projektmeilensteine und Ergebnisse
Achten Sie darauf, dass Sie die Beispiele für wichtige Meilensteine und lieferbare Ergebnisse nicht verwechseln. Dies sind unterschiedliche Konzepte, obwohl sie in einem bestimmten Kontext überlappen können.
Was ist der Unterschied zwischen PM-Meilensteinen und Lieferbeispielen?
Ein Team entwickelt ein Ergebnis, das mit den Projektzielen übereinstimmt. Es handelt sich um ein messbares und greifbares Ergebnis.
Wie Sie sich erinnern, ist ein Meilenstein ein Kontrollpunkt während des Lebenszyklus eines Projekts, der identifiziert, wann eine oder mehrere Aktivitäten abgeschlossen sind, was bedeutet, dass ein bedeutender Punkt im Projekt erreicht wurde.
Ein Ergebnis ist ein quantifizierbares Resultat, wie ein Produkt oder eine Dienstleistung. Ein Meilenstein ist ein entscheidender Moment im Lebenszyklus des Projekts.
Manchmal können abgeschlossene Meilensteine zu Ergebnissen führen. Das ist jedoch nicht immer der Fall.
Zum Beispiel ist die Fertigstellung der ersten Version Ihres Blogs sowohl ein Ergebnis als auch ein Meilenstein. Die Genehmigung der wichtigsten Interessengruppen ist jedoch nicht unbedingt ein Ergebnis, obwohl es ein Meilenstein ist.
Wie man Meilensteine in GanttPRO erstellt
Jetzt kennen Sie viele Beispiele für PM-Meilensteine, sodass Ihnen nur noch ein passendes Online-Management-Tool fehlt.
Gantt-Diagramm-Projektmanagement-Software
Nutzen Sie die Kraft der Gantt-Diagramm-Meilensteine, um all Ihren Projektbedürfnissen gerecht zu werden.
Kostenlos anmeldenGanttPRO hilft Ihnen, mit Meilensteinen zu arbeiten und einige erste Schritte bei der Erstellung Ihres Projekts zu durchlaufen. Hier sind diese Schritte.
1. Festlegung von Zielen und Vorgaben
Die Festlegung von Zielen und Vorgaben ist für jedes Projekt erforderlich. Gut definierte Ziele zeigen Ihnen, wie Sie das Hauptziel erreichen können.
2. Ein Projekt erstellen
Melden Sie sich an, um ein neues Projekt in GanttPRO zu starten. Öffnen Sie die Seite „Ein neues Projekt erstellen“ und geben Sie dort alle erforderlichen Felder ein.
3. Ihr Projekt mit Aufgaben und Unteraufgaben füllen
Es ist an der Zeit, Ihr Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben zu unterteilen, um alles zu systematisieren und die Nachverfolgung zu erleichtern. Mit dem Online-Gantt-Diagramm-Tool können Sie sogar ein großes Projekt leicht in kleinere Teile aufteilen.
Klicken Sie auf „Aufgabe/Unteraufgabe hinzufügen“ im Zeitplan und legen Sie alle benötigten Parameter fest.
4. Festlegung von Meilensteinen
Jetzt können Sie alle Aufgaben ordnen und sie nach verschiedenen Projektphasen gruppieren. Definieren Sie die kritischsten Aufgaben, die Aufgaben, die einer besonderen Genehmigung bedürfen, und markieren Sie dann die Kontrollpunkte.
In GanttPRO können Sie auf zwei Arten Meilensteine zu Ihrem Gantt-Diagramm hinzufügen.
1) Klicken Sie auf die drei Punkte rechts in der Aufgaben-Einstellungszeile. Wählen Sie „Einen Meilenstein hinzufügen“.
2) Klicken Sie einfach direkt auf die Schaltfläche „Einen Meilenstein hinzufügen“.
Das Tool ermöglicht es, Ihre Meilensteine zu benennen, ihre Daten zu ändern, sie zu ziehen und Abhängigkeiten zu Aufgaben und Meilensteinen selbst festzulegen.
5. Hinzufügen von Abhängigkeiten zu den Aufgaben und Meilensteinen
Hinzufügen von Abhängigkeiten zu den Aufgaben und MeilensteinenSie können auch Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Meilensteinen festlegen. Klicken Sie auf die weißen Kreise, die erscheinen, und ziehen Sie die Abhängigkeitslinie zur Aufgabe oder zum Meilenstein, mit dem Sie sie verknüpfen möchten.
6. Zuweisung von Personen und Aufgaben
In GanttPRO kannst du Personen, die bereits Teil deines Projekts sind, einladen und ihnen beliebige Aufgaben zuweisen. Die Aufgabeneinstellungen helfen dir dabei, dies herauszufinden.
7. Export von Projekten mit Meilensteinen
Schließlich können Sie Ihr Projekt mit all seinen Aufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteinen mithilfe der GanttPRO-Optionen exportieren. Wählen Sie, ob Sie Ihr Diagramm als PNG, PDF, XML oder Excel exportieren möchten.
Klare Beispiele von Projektmeilensteinen verwenden, um die eigene Arbeit effektiv zu organisieren
Vergessen Sie nie, dass Meilensteine Schlüsselereignisse sind, die den Erfolg Ihres Projekts bestimmen. Sie helfen bei der Verfolgung des Fortschritts und dienen als Kontrollpunkte, damit Sie Ihre Gesamtziele im Auge behalten.
Um das Beste aus diesen Kontrollpunkten herauszuholen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt gut organisiert und strukturiert ist. Denken Sie an die oben genannten Beispiele und wählen Sie ein geeignetes Management-Tool, um erfolgreich zu sein. GanttPRO ist bereit, Ihnen bei der Planung und Organisation Ihrer Arbeit zu helfen.